中新网陕西新闻2月16日电 题：用数字化推动档案事业新跨越——陕西师范大学数字档案馆建设与发展纪实

作者：张开颜

数字化建设是我国档案事业适应时代发展，提高工作服务水平的重要举措。作为教育部直属、国家“211 工程”重点建设大学，陕西师范大学历来重视档案工作，数字档案馆的建设起步早，发展快，坚持“服务优先”，成为推动学校科学发展的重要动力。

统筹规划，分步实施

社会的高速发展使档案工作的重要作用日益凸显，信息化需求更趋迫切。为此，陕师大档案馆统筹规划，分步实施，在数字档案馆建设上打了一场行之有效的攻坚战。

从1999年开始，初步建立计算机局域网，运用档案管理软件对档案进行案卷级和文件级条目著录；2005年着手档案数字化基础平台建设，以及部分数字资源建设；2006年，该馆改用网络版档案管理软件，并对业务工作逐步进行完善，从制度保障和技术操作层面保障档案服务工作的安全快捷。

2009年是该校数字档案馆发展具有里程碑意义的一年，专家组通过了《陕西师范大学数字档案馆建设方案》，认为其理念超前、结构科学、内容完整、技术成熟可行，在全国高校数字档案馆建设中具有先进性。当年开始，他们进入馆藏档案资源数字化建设阶段，按照“重点优先、应用主导、利于保护、分步进行”的原则，优先对招生名册、学生学籍卡、成绩单、馆藏照片及校史展板进行数字化，并实现部分子系统与校内相关系统对接，重点建设学校公文信息资源数据交换平台、高校学生成绩翻译系统、档案综合查询利用子系统、学生档案辅助管理系统等档案业务子系统。

服务优先，彰显魅力

随着档案事业的社会作用和地位日益凸显，陕师大档案馆清楚认识到，数字档案馆建设的最终目的是安全快捷地满足群众的信息需求。基于“服务优先”的理念，他们坚持以利用为中心，着力打造集档案业务、档案宣传和档案服务三位一体的新型多功能网站。数字档案馆网站开设了专题档案查询栏目，利用者通过网站导航，可直接查询到学校荣誉、校内发文、教学科研成果、学生学籍、基建工程、照片集萃和名人档案等专题档案的基本信息，除了开展档案查询服务外，还开设了教学科研成果、教学评估、学位论文、学生学籍等专题档案查询栏目，精心为一线师生提供优质的档案信息服务。极大丰富的档案馆网站栏目内容，彰显出数字档案魅力。

学生信息资源的开发是陕师大数字档案馆提升服务水平重要内容。他们通过建立“学生信息”专题库，将1944年建校以来馆藏学籍信息条目集中整合著录，将利用频率较高的招生录取名册、学籍卡、成绩单等优先全文扫描数字化，通过档案管理系统挂接到本人信息条目之下，可以按姓名快速检索。一方面极大地便利了查找和利用，另一方面也有效地保护了档案原件免遭过度磨损。他们自主研发了“成绩翻译系统”，使授权用户可以不受时间地点的限制进行自助翻译，从而简化了成绩翻译服务流程，满足了利用者远程办理和自助办理的需要。还研发了“毕业生档案转递查询系统”，使全国各地毕业生足不出户即可查询本人档案的去向。为广大师生及校友查询带来快捷方便的服务。

基建工程是高校建设和发展的基础环节，为了方便基建档案查询，他们对跨年度、跨类别的基建档案信息进行整合，将基建档案目录与校园平面图挂接，使用者通过点击平面图即可直观快捷地找到所需信息，这在全国尚属首创。

提升水平，保障安全

陕西师范大学的档案数字化建设，与学校大建设大发展相融合，有效推动了学校管理上水平、教学上台阶，受到了国家有关部委和社会各界的好评。

他们不断强化基础工作力度，提高数字档案馆建设能力。针对学校实行教育行政办公系统与档案管理系统数据分割问题，档案馆组织开发了公文信息数据交换平台，通过搭建数据交换平台，在全校推行纸质文件立卷与网上著录同步进行，有效地完成办公电子公文的准确、及时、快速、自动的转换和归档，改变了电子公文原来由人工归档的业务模式，使工作人员从繁杂的手工劳动中解脱出来，减少重复劳动，提高管理效率，保证归档数据的及时性和准确性，初步实现了学校电子公文实时自动归档，资源共享。2009年7月，成功申报了国家社会科学基金项目《数字档案集中管理策略与模式》和教育部人文社会科学研究项目《数字档案长期保存机制研究》。

安全是档案事业的“生命”，数据安全是数字档案馆建设不容忽视的重要问题。他们制定了切实可行的定密工作方案，要求“在文件形成阶段，由文件制作者拟定密级并按公文格式要求予以标注；在文件归档阶段，由立卷部门负责对无密级标识的归档文件补做密级鉴定，并在案卷封面或归档文件目录中做出标记；涉密文件归档后的解密工作以及馆藏档案中未做密级标识文件的定密工作，则由档案馆完成。”此外，还按人员类别授予不同管理权限，并将馆藏档案分为公开、内部、秘密、机密、绝密五个级别，在网络管理和提供利用中分别处理。同时通过多重备份措施确保数据万无一失。他们坚持“应用主导，安全至上”，使档案的服务与社会功能更加凸显，实现了档案数字化建设与安全利用的良性循环。

陕西师范大学通过把档案数字化建设纳入学校数字化整体建设，使档案现代化管理水平得到整体提升，下一步他们将继续秉持“服务优先”理念，进行集成平台建设，将长期有保存价值纸质档案数字化，结合开放档案鉴定，逐步实行数字化开放档案。从而进一步推进数字档案的社会功能，为学校的进步与发展服务，为陕西社会经济发展做出新的更大的贡献。