1. 档案盒外侧脊：填写年度（即毕业年份）、案卷号（即研究生院提供的名单序号）。

2. 档案盒外正面：内容填写完整，归档号与案卷号一致，均为学生名单序号。

3. 档案盒内左侧页数栏：材料有页码的登记文件页码，页码按有字即为一页计算，如“学籍卡”为正反2页，无材料的备注栏填写“无”。

4. 档案盒内右侧：“整理人”为所在学院负责研究生教学档案工作的老师名章或签名，“检查人”为档案馆老师名章，日期填写移交当天日期或整理日期均可。

5. 档案盒内材料顺序：每份材料依照盒内教学档案目录顺序排列，并在每件内容首页右上角用铅笔标注序号（序号对应左侧目录），且多页的需装订。