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陕西师范大学档案馆关于教职工人事档案材料的收集范围及归档要求
为进一步做好我校教职工人事档案工作，加强人事档案规范化管理，有效地保护和利用档案，使教职工人事档案更好地为组织、人事工作服务。根据中组部、国家档案局制定的《干部档案工作条例》，结合我校实际，特制定本规定。
一、收集范围：
1、统一布置填写的干部履历表、自传、年度考核表；
2、更改姓名、民族、出生日期、参加工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查及所依据证明材料、上级批复等材料；
3、干部提拔、任免、考察工作中形成的干部任免审批表、考察材料、批文等；
4、中国共产党入党志愿书、入党申请书、入党转正申请、入党（预备转正）考察意见、综合性政审材料及有关的证明；党员登记表，民主评议党员登记表；民主评议党员中认为不合格的党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见、退党材料；
5、加入民主党派的有关材料；
6、纪律检查、监察等部门工作中形成的材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；复查甄别报告、决定（结论），上级批复；
7、国民教育、继续教育（大、中专）考生登记表、入学考试成绩、学生登记表、学习成绩表、鉴定表、毕业生登记表、外语水平或学科综合水平考试、学位论文答辩评审表，学历、学位证明材料、培训结业成绩、博士后进（出）站材料、出国留学人员回国学历认证材料等；
8、评审专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的材料：专业技术职务任职资格评审表、申报表、批文等；
9、校级以上各类表彰、奖励形成的呈报表、嘉奖通报材料等；
10、干部、工人录用、聘用工作中形成的审批表、合同书、协议书，续聘、解聘和辞退、辞职审批材料、退休人员审批表、教职工转换编制及转移行政关系的通知；
11、办理工资、待遇等工作中形成的转正定级审批表、工资变动审批表、享受专家特殊津贴的呈报表、提前晋升工资审批表、确定工资的通知等；
12、办理因公出国（境）审批工作中形成的：因公出国（境）审批表、备案表，在国外工作、学习情况材料或鉴定材料；
13、市级以上各种代表大会代表登记表等材料；
14、独生子女保健优待申请审批表、确定工伤致残的材料、办理丧事活动中的悼词（生平简介）、发放抚恤金的通知等。
15、其他可供组织上参考的材料（包括体检表、就业通知书等）。
二、收集要求
1、组织、人事、纪监（审）和有关部门，都应建立健全教职工人事档案材料归档制度，及时向档案馆提供新形成的教职工人事档案材料。
2、教职工人事档案材料在形成完整后一个月之内，送交人事档案室。送交的档案材料必须完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，手续完备。所形成的材料，必须写明承办单位或个人署名，并有日期。凡规定应由组织审查盖章的，须有相应的组织盖章。
3、一般不得用复印件代替原件存档。如确需复印件存档的，须经人事处、组织部与原件验证后盖章方能认可。
4、人事部门，应根据工作需要，适时布置填写干部(工人)履历表、自传等，及时补充档案内容。
三、材料规格
人事档案材料按规定必须统一使用 16 开规格的办公用纸。但考虑到目前办公用纸圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。如确需复印件存档的，须经人事处、组织部与原件验证后盖章方能认可。
陕西师范大学档案馆关于学生档案材料的收集范围及归档要求
为了规范学生档案的管理，确保学生档案的完整、真实和安全，便于提供利用，根据“陕西师范大学档案馆关于教职工档案材料的收集范围及归档要求”，特制定此规定。
1、档案馆人事档案室负责收集、管理我校统招的在册本、专科学生、预科学生和硕士、博士研究生的人事档案。
2、每年新招收的本、专科学生、民族预科生及硕士、博士研究生的人事档案（包括中学材料、高考材料、中学形成的入党（入团）材料、高考录取材料或考研录取材料等）及“录取通知书”分别由院、系新生辅导员和研究生处的主管人员负责，在当年十月底前按学号顺序排好后，送交人事档案室。
3、学生入党、入团材料，在审批手续完备后应随时向人事档案室移交。毕业生的入党、入团材料必须在学生离校前20天，送交人事档案室，以便及时归入本人档案。
4、学生军训鉴定表，在军训结束后一周内由学生辅导员按学号顺序排好，送交人事档案室。
5、学生的奖励、处分材料，由奖励、处分批准单位在奖励、处分生效后一周内向人事档案室移交。
6、学生毕业前所形成的档案材料，如“毕业生登记表”、“陕西师大学生成绩表”、“体检表”、“派遣证底单”、“教师资格认定申请表”、“学位申请书”等，应按规定时间送交档案室。
7、各单位认为应归入学生档案的其它材料，应及时送交人事档案室，经鉴定同意后归入学生档案。
8、送交归档材料时，必须注明学生的级别和学号，以区别同名同姓者，便于准确归档。
陕西师范大学档案馆
2006年3月
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