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要做好《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的学习、宣传、落实工作

(注:该文来源于国家档案局网)

 

20061218,国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)。以“令”的形式颁布这个《规定》,使这个文件具有法律效力,反映了国家档案行政管理部门对机关确定文件材料归档范围和划分档案保管期限工作的高度重视,必将对正确界定文件材料归档范围、准确划分文书档案保管期限,及时开展档案价值鉴定工作,确保国家档案资源的齐全、完整起到积极的推动作用。

《规定》制定的背景和过程如何?与以往的同类文件比较起来,《规定》有哪些特点?贯彻《规定》需要注意哪些问题?近日,本报记者采访了国家档案局副局长李明华。

在谈到《规定》制定的背景时,李明华说,新中国档案事业建立以来,国家档案局先后5次制定关于机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定。第一次是1956年、1957年,国家档案局制定了《党的机关档案材料保管期限的一般标准》、《国家机关一般档案材料保管期限参考表》,分别对党的机关和国家机关的档案保管期限作了规定;第二次是1964年,国家档案局发布了《机关文书档案保管期限参考表》(试行草案),将党政机关文书档案保管期限表合二为一;第三次是1983年,国家档案局颁发了《关于文书档案保管期限的规定》和《关于不归档的文书材料的规定》,把文件材料归档范围和机关文书档案保管期限的规定区别开来,形成了两个文件;第四次是1987年,国家档案局颁发了《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》,其基本思路与1983年基本相同;这一次是国家档案局第五次发布关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定。

李明华说,国家档案局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》两个文件,对于国家档案资源建设发挥了积极作用。但是,随着改革开放的不断深入,档案工作理论与实践的发展,办公自动化的日益普及,20年前制定的文件难以完全适应新形势的需要,给档案的鉴定和移交进馆等工作带来了一系列影响,如对反映维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够;某些文件材料归档范围界定过宽,导致重复归档;某些条文表述可操作性不强,以致对一些文件价值判断不准确;对机关文件材料归档工作缺乏有效的监督和管理。针对这些情况,实际工作部门和学术研究部门要求对1987年的两个业务文件进行修订的呼声越来越高。

李明华向记者介绍了《规定》制定的过程。他说,这个文件虽然是最近颁布的,但其制定过程经历了很长时间。1995年,国家档案局制定的《全国档案事业发展九五计划》就曾明确提出,要“重视机关档案的鉴定工作,进行保管期限划分问题的调研工作”。199812月,时任国家档案局局长的王刚同志在中央、国家机关档案工作会议上的讲话中指出:“我们要根据九五计划,修改、完善有关机关档案管理的标准,还将有一批关于文件材料整理、保管期限划定、档案鉴定方面的标准陆续出台”。根据这个讲话精神,1999年国家档案局将修改机关档案保管期限作为当年的重点工作之一,并列入了国家档案局的科研项目。

1999年初,国家档案局印发了征求对《关于机关档案保管期限的规定》修改意见的通知,并于200011月形成了《关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定(征求意见稿)》。20056月形成了第二次征求意见稿,并先后两次在全国档案系统征求意见,三次召开专题研讨会,多次到有关机关进行调研。在充分调研、反复讨论的基础上,国家档案局进行了多次修改,到2006919国家档案局局务会议审议并原则通过。

1987年的两个文件相比,新《规定》无论是在内容上还是在形式上都有较大的改变。李明华将这些改变归结为六个方面:一是将两个文件合二为一。1987年颁布的是两个文件,这次合为一个文件,《规定》既对文书档案保管期限进行了划分,也对机关文件材料的归档范围进行了规定。二是改革了档案保管期限的划分方法。原来的保管期限为“永久”、“长期”和“短期”三种,新的规定只有“永久”和“定期”两种。原来的“短期”保管期限为115年,“长期”为1650年,时间期限较为模糊。新《规定》中的“定期”保管期限实行了标时制,有30年和10年两个期限,时限规定更为明确。三是突出了立档单位的主体地位。在界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限时,实际体现了“以我为主”的思想。四是条款进一步细化。这次随《规定》颁布的《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款共84项,比1987年规定的63项增加了21项。此外,新的文书档案保管期限表充实了一些新领域的文件材料,如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料。五是调整了一些材料的保管期限。如与个人权益有关的档案,这次绝大多数调整为永久保管。上级或下级机关的文件材料,在本机关归档时,其保管期限也有下调。六是“备案制”改为“审批制”。在1987年的规定中,各机关制定的文书档案保管期限表在经本单位领导批准施行后,报档案行政管理部门备案。新的规定改变了备案的做法,即各机关编制的本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,要经同级档案行政管理部门审查同意后才可执行,加大了档案行政管理部门的管理力度。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》是国家档案局近年来发布的有关机关档案工作的一个重要文件,学习、宣传《规定》,把《规定》的精神落到实处,是今后一段时间内档案部门的一项重要任务。在采访中,李明华说,今年上半年国家档案局将召开会议,对这个《规定》的宣传、贯彻提出具体要求。目前档案部门在学习、宣传和贯彻这个《规定》时,要注意以下几点:一是要高度重视,认真学习。要明确这个《规定》的内涵,把握其实质,把它作为机关正确界定文件材料归档范围和准确划分文书档案保管期限的指南。二是要深入实际,调查研究。各地档案部门编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表时,要对本机关内各个部门的情况进行深入调查,认真研究,明确什么材料应该归档,什么材料不能归档,归档的材料应该保存多长时间。三是要明确范围、突出特色。各机关在编制本机关文书档案保管期限表时要结合本机关工作实际,突出职能特色,切不可照搬照抄。四是要分清责任,严格把关。各级档案行政管理部门要加强对本级各机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表编制工作的指导,要本着对历史负责、替未来着想的态度担负起审查和审批之责,务必使各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表更有针对性、实用性和可操作性。

档案馆

       2007年4月24

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