陕西高校教系统档案学会
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档案馆2006年工作总结

2006年是我们这一届档案馆领导班子任职的第二个年头。这一年来,在校党委的正确领导下,在主管档案工作的张建祥副校长的关心和指导下,我们逐步加深对全校档案工作规律性的认识,不断提高管理档案工作的能力,稳步推进档案信息化建设,努力营造团结和谐的工作氛围。在全馆同志的共同努力下,我们的不仅完成了馆内今年计划的主要工作,使得档案信息化建设取得阶段性的成绩,归档率和服务质量进一步提升;而且积极与学校有关部门协作多次完成突击性的工作任务。现将一年来的主要工作总结汇报如下。

一、认真执行学校颁发的《陕西师范大学文件材料立卷归档暂行规定》,在全面提升归档率的基础上加强对重要文件的收集归档。为了巩固上一年的归档成果,在年初我们召开了全校档案工作会议,表彰先进,通报问题,进一步落实归档责任。06年我们重点加强教学、科研、基建工程、电台影像以及以学校名义签订的合同协议档案的收集整理。到12月底新老校区已竣工的11个工程档案材料基本收集齐全,19968月至20063月的校内电台新闻光盘和录像带已全部归档。全年收集各类档案共计11690卷,其中:综合档案5405卷,新建的教工、学生档案6285袋。收集、续整干部人事档案653本。归档文件齐全完整状况及案卷质量有了较大幅度的提高,交接手续齐备清楚。20067月由我们拟定并经学校会议通过下发了《陕西师范大学名人档案和实物档案管理办法》,促进了名人档案的征集,新征集到的李绵老书记等几位对陕西师大做出重要贡献的老同志的珍贵档案,进一步丰富了学校档案馆的馆藏。

二、全面推行“南大之星”档案管理系统,档案的收集、整理、编目、利用等工作效率明显提高。为保证全面启用“南大之星”高校档案管理系统,我们年初对全校专兼职档案人员进行了培训,并争取经费,挖掘潜力,添置了服务器、多台微机以及传真机、打印机和移动硬盘等。2006年归档案卷和20022004年馆藏综合档案全面推行计算机管理系统同步著录和编目。新著录档案目录35262条,编目5728条。加上导入原有馆内局域网的数据目前共计有153251条,初步实现了1991年以来综合档案目录的网上授权查询,为各部门远程查阅利用档案文件条目提供了便利。同时也提高了档案管理的效率。

三、完成了档案馆新网页的制做和鉴定评估,为更好地宣传学校、展示馆藏内容、方便利用搭建了平台。新的档案馆网页除各单位都有的常规栏目之外,特别开辟了档案编研成果、校史展览、校史人物、新闻回顾、专题档案查询、毕业生相册等20多个栏目。在专题档案查询栏目中,链接了“南大之星”系统中经密级鉴定可以公开查阅的校内发文以及学校荣誉、教学科研成果奖、学位论文、教工职称信息、学生学籍信息、基建工程档案、名人档案等电子文本,为国内外人士了解我校历史、广大师生员工查询利用创造了便利。网页初步做成时,我们还特邀校内外行家对网页的服务功能和安全状况进行了鉴定评估,以便采取适当的措施确保档案信息安全。

四、紧密配合学校重点工作的进程,积极提供档案查询等项服务。2006年我校各方面的工作头绪很多,相应的查档任务也较往年艰巨。在严格遵守档案查阅规定的前提下,我们围绕学校工作及社会各方面需求,提供档案利用服务。全年共接待查档2195人次、17225卷次,其中综合档案11623卷、教工档案3386袋、学生档案2216袋。整体查档量比去年增加了1倍,教工档案的查阅是2005年查档量的6倍多。特别是在学校准备本科教学评估支撑材料、填写工资改革和住房信息表过程中,时间紧,任务重。我们全力以赴、加班加点为相关单位和个人调阅了大量的原始档案,有力地保证了学校如期完成任务,得到大家的一致肯定。另外,06年为毕业生转递档案4370袋,翻译学生成绩88份,复印查档资料27725张。校史馆常年接待国内外的参观者,并配合新生教育组织讲解,已成为宣传师大的重要窗口。

五、档案馆牵头与组织部、人事处等部门协作,积极开展干部档案审核和整理工作。根据教育部转发中央组织部《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》文件精神,为迎接教育部今年对我校干部人事档案管理工作的检查验收,0610月我们与组织部、人事处协商起草,由学校下发了《关于审核、整理干部人事档案和迎接教育部检查验收工作的安排意见》。并组织人力、制定标准、对我校干部人事档案中存在的问题进行了认真核查。年前已核查干部档案1924份,对发现的问题逐人列表分发到有关部门和院系总支,督促其进行补充。

六、积极开展档案的编研和研究,成功举办全省高教系统档案学会换届大会暨学术研讨会。由档案馆组织编写的《陕西师范大学校史人物传略》一书06年出版发行,续集也开始筹备编辑。以画册形式展示我校历史轨迹的《启夏之路—陕西师范大学图史(19442004)》的出版工作基本就绪。在陕西省教育厅、省档案局的指导下,4月底我馆承办了陕西省高教系统档案学会换届大会暨学术研讨会,省上有关领导以及陕西高校档案馆长、代表50多人应邀参加。会议主题鲜明、内容充实、承前启后,为省内高校档案馆之间交流经验、提高管理水平和学术水平发挥了很好的作用。在这次会议上,我校李玉虎教授做了有关档案保护的专题报告,晋平副馆长介绍了师大档案信息化建设的经验,尚瑞清馆长当选新一届的学会副理事长兼秘书长,我馆有3篇论文分别获本次大会优秀论文一、二、三等奖。通过会议我们努力展示了陕西师大作为211工程重点建设大学在档案工作中积极开拓进取的精神风貌。2006年我馆还在《档案学研究》、《学校档案》等杂志报刊上发表论文9篇。

七、按照学校的规划做好档案馆新址改造和后来新建档案馆的调研论证。5月份,我们按照学校房屋调整通知,精心设计完成了长安校区图书楼东附楼二层档案馆新址的改造工程。6月份之后配合学校建造新档案馆的规划,在省内外做了大量调研,为新馆的设计提供了思路、数据和具体要求。在现有档案馆舍条件下,我们一方面申请房子,一方面想尽办法调整布局、添置档案柜等装具、增加库容,基本上保障了2006年收集档案的顺利入库保管和档案信息化建设等工作的正常进行。

一年来,我们通过政治学习和思想教育不断巩固保持共产党员先进性教育的成果,增强每一位工作人员的责任意识;通过组织到档案工作先进单位参观交流,开阔眼界、更新观念,学习新的知识和技术;通过科学管理、鼓励开拓创新,提高工作效率。全馆同志弘扬严谨务实、埋头苦干的优良作风,同心同力克服困难,才有了目前我校档案工作在全省高校领先的工作局面。

存在问题:一是档案馆舍面积不足,库房柜架排放拥挤超标,存在一定的事故隐患。二是档案馆的安全和档案信息安全防范措施还需加强。三是档案利用服务的效率需要不断提高。

在新的一年里我们将以邓小平理论和“三个代表”的重要思想为指导,全面落实科学发展观,统筹规划档案馆的整体工作。我们将在巩固2006年的工作成果的基础上,以实现电子校务环境下电子文件实时归档和网络环境下的档案信息资源共享为目标,以健全安全体系为保障,着力解决我校档案信息化建设中的难点问题,不断提高工作效率和服务水平,更好地为学校中心工作和社会的发展进步服务。

我们衷心感谢各位领导、各部门、各院系一年来对档案馆工作的大力支持。 

                                                                                                                 档案馆

                                                                                                                                      2007117

   

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