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陕西师范大学电子文件归档管理暂行规定(2005年3月15日发布)

师档发[2005]4  

一、归档管理职责

1 .各单位分管档案工作负责人要加强电子文件归档管理领导,将本单位电子文件的形成、收集、整理和归档工作纳入相关人员的岗位职责,协调解决实际问题。

2 .电子文件的形成、积累与鉴定由电子文件制作人员具体操作,收集、整理和归档工作由兼职档案员负责。为确保归档电子文件真实性、完整性和有效性,从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施。

3 .电子文件归档管理的业务指导、日常监督和归档后的保管利用工作,由档案馆负责。档案馆要配置与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统,确保归档电子文件的有效利用。档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能,利用归档的电子文件,积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。

二、归档范围与保管期限

  校内各单位在工作活动中形成的对学校和社会有保存价值的电子文件,均属归档范围,具体内容及其保管期限参照《陕西师范大学立卷部门文件材料归档范围和保管期限表》。鉴于我校目前电子办公条件尚不完全成熟,电子文件归档先从党政管理机构做起,主要包括:

1. 学校办公室印发的综合性文件的电子文本。

2. 各职能部门印发的业务管理性文件的电子文本。

3 .各单位编印成册的资料汇编、成果汇编、制度汇编、工作简报、大事记、年鉴以及校报的电子版本。

4 .党代会、教代会、团代会及全校性重要工作会议、学术会议形成的会议材料的电子文本。

5 .教学、科研、出版工作中形成的重要电子文件。

三、归档整理程序与要求

1 .电子文件承办人在电子文件产生时,对需要归档的电子文件做出标记,包括文件题名、形成日期、文字存储格式和文字处理工具等,定期制作电子文件的备份。凡专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,则需连同专用软件一起收集归档。

2 .兼职档案员参照电子文件归档范围建立预归档电子文件夹,对办理完毕的电子文件及时拷贝,赋予归档标识,存储于能够脱机保存的载体上。

3 .电子文件归档整理按年度以“件”为单位排序,编制归档电子文件机读目录,集中刻录于耐久性好的光盘。光盘装具上要贴有归档标签,填写相关内容。

四、归档时间和移交手续

1 .电子文件的物理归档与纸质档案归档同步进行。党政管理性电子文件一般在次年六月底前归档,业务性电子文件于次年底前归档,特别重要的电子文件也可随时归档。电子文件形成部门对已经物理归档的电子文件仍须在本单位计算机硬盘上保存至少一年。

2 .电子文件归档时,由交、接双方共同检查载体有无划痕、有无计算机病毒,核实归档电子文件是否齐全完整等,凡检验不合格的退回形成部门重新制作。归档后的电子文件载体应设置成禁止写操作状态。

五、安全保管和利用

1 .电子文件归档后,档案馆应制作备份封存保管。电子档案要采用专门的保护设备和保护技术手段,定期进行安全检查登记,发现问题应及时采取恢复措施。

2 .电子档案的分类编目方法,暂按《陕西师范大学声像档案分类编号方案》进行,同时编制电子档案文件机读目录和纸质目录,并结合实际需要编制专题检索工具。

3 .电子档案利用时一般只提供复制件,利用者应在权限规定范围之内使用,并遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案进行网上利用时,必须符合国家或学校有关保密规定,采用稳妥的安全保密措施。

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