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陕西师范大学研究生档案归档管理规范(2009年10月9日发布)

师研[2009]3

各研究生培养单位:

为了贯彻落实《高等学校档案管理办法》,进一步规范我校研究生档案(研究生教学档案、研究生人事档案)材料的收集、整理和归档管理工作,确保研究生档案齐全、完整和准确,特制定《陕西师范大学研究生档案归档管理规范》。现将《陕西师范大学研究生档案归档管理规范》印发给你们,请遵照执行。

本《规范》自公布之日起开始实施,解释权在研究生部、档案馆。

 

 

陕西师范大学研究生档案归档管理规范

为了贯彻落实《高等学校档案管理办法》,进一步规范我校研究生档案(研究生教学档案、研究生人事档案)材料的收集、整理和归档管理工作,确保研究生档案齐全、完整和准确,特制定本规范。

  研究生教学档案归档管理规范

一、归档管理职责

研究生教学档案归档管理工作由研究生培养单位、研究生部和档案馆协作完成。研究生培养单位具体负责研究生教学档案材料的收集整理和移交归档,研究生部协助各培养单位收集材料并负责各部门之间的协调工作,档案馆负责归档文件材料系统整理的业务指导、接收清点和计算机著录与编目。

各有关单位应高度重视研究生教学档案归档工作,积极配置相关设备与装具,专人负责,确保研究生教学档案材料的归档质量。各单位研究生教学档案的归档工作将纳入学校档案工作年度检查评比与表彰。

二、归档范围

研究生教学档案是研究生从入学到毕业整个培养过程中形成的有保存价值的各种文件材料,研究生教学档案归档工作由档案馆业务指导室负责受理。具体归档内容包括:

1.录取登记表(从2009级学生开始归档,只有统招学生有此表)

2.学籍卡(从2006级学生开始归入JX16类,高校教师、同等学力学员无此材料)

3.研究生课程培养计划(从2007级学生开始归档)

4.中期考核表(从2006级学生开始归档,高校教师、同等学力、在职教育硕士学员无此材料)

5.学位申请书

6.学位论文评阅意见书

7.学位论文答辩表决票

8.授予学位决定

9.实践考核表(博士、高校教师、同等学力、在职全日制硕士、在职专业学位学员无此材料)

10.毕业生登记表(非学历教育学员无此材料)

11.学位论文

12.其它有归档保存价值的材料

三、归档时间与程序

研究生教学档案一般在学位论文答辩后及时整理,上半年答辩的于当年10月底前归档,下半年答辩的于当年寒假前归档。归档工作程序如下:

1.研究生培养单位与研究生部协作配合,按照归档范围收集相关文件材料。录取登记表由研招办提供,学籍卡、研究生课程培养计划和中期考核表由培养管理科提供,学位评审材料和毕业生登记表由学位管理科提供。凡应归档的文件材料必须收集齐全,纸质良好,字迹清晰,签字、印章、日期完备。

2. 各研究生培养单位依据毕业学生名册,到档案馆业务指导室(长安校区图书馆东副楼二层)按人数领取档案盒,采取一人一盒的方式,将每位毕业研究生的应归档文件材料系统整理后装入档案盒内,并填写有关内容,送档案馆移交归档。

3.档案馆业务指导人员按照归档质量要求,逐盒检查指导研究生教学档案的整理状况,发现问题及时解决,交接双方清点无误后履行签字手续。在同一批次所有应归档材料接收完毕后,档案馆组织人员统一进行编目和计算机著录。

四、归档整理要求

1. 应归档的文件材料必须收集齐全完整,若未归档的,要在盒内目录备注栏填写“无”。

2. 凡需保密的学位论文,应将申请保密备案表贴在印刷版论文的扉页上,并在论文封面的左上角注明保密等级。属于国家秘密的,按保密程度分秘密、机密、绝密,在保密期限内,档案馆按保密档案单独管理。属于知识产权保护的,确定为“内部”,在保护期内,档案馆按内部档案控制利用(一般仅限学位论文作者、导师以及有关工作部门查阅)。不属于以上情况的,应确定为“公开”。

3. 盒内文件材料依归档目录顺序排列,并在每件首页右上角用铅笔编排实有序号(件号)。

4. 评阅意见书、表决票等多页而未装订成册的,需在左上角用订书机(使用不锈钢专用订书针)装订一针。

5. 填写档案盒封面及盒内归档文件目录时,一律用钢笔(蓝黑墨水或碳素墨水)书写,字迹要端正、清楚、准确。

五、档案盒封面及盒内目录填写说明

1. “届次”指毕业年度或申请学位审批年度,用4位阿拉伯数字标识(例2008)。

2.“类别”指博士、硕士、同等学力、高校教师、教育硕士等,按实际情况填写。

3. “归档号”指归档卷盒排列顺序号,以院系为单位按类别-专业-学号顺序编排。

4. “保管期限”分永久、长期、短期,一般填写“长期”。

5. “密级”分公开、内部、秘密、机密、绝密。盒内材料涉及国家秘密的按实际秘密等级填写,其它填写“内部”。

6. “页数”指每种材料的数量,有页码的填写总页数,无页码的填写总张数。

7.“其它”指除归档目录中列举的材料外,还有其它需归档保存的材料名称和页数。

  研究生人事档案归档管理规范

研究生人事档案是研究生本人毕业后需要转递工作单位的档案材料,研究生人事档案归档由档案馆人事档案室负责受理。需归档材料和提交程序参照附件3执行。

 

附件:1 陕西师范大学研究生档案归档管理规范.doc

 

 

陕西师范大学研究生部

                                     陕西师范大学档案馆

                                     二〇〇九年十月九日

 

 

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