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陕西师范大学基建档案管理办法(2007年7月3日)

陕师校发[2007]63

为了加强我校基建档案工作,提高基建档案的形成质量和管理水平,根据《中华人民共和国档案法》(中华人民共和国主席令第58号)、《高等学校基本建设类档案工作规范》(国家教委教办[1993]429号)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(国家标准DA/T28-2002)和《国家重大建设项目档案验收办法》(国家档案局、国家发展和改革委员会[2006]2号)等有关规定,结合我校实际,制定本办法。

一、总则

1.基建档案是基本建设工作的原始记录,对学校建设和发展具有重要的凭证作用和查考价值。因此必须坚持对历史高度负责的原则,实行集中统一管理,确保基建档案完整、准确和安全。

2.学校在与有关单位签订基建工程勘测、设计、施工、监理、检测及大型设备购置合同时,应设立专门条款,明确其提交相应文件整理归档的责任。对没有提供准确完整的归档文件资料者,必须在合同中约定予以追究。

3.基建工程(含房屋、管线等建筑设施修缮和改造)项目在正式竣工验收前,我校负责该工程的部门应通知档案馆对准备归档的基建文件材料进行预验收。凡未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。

4.财务、审计部门在进行基建工程财务决算以及最后结算质保金时,应先取得档案馆出具的归档证明。凡归档文件材料不齐全完整的,不得进行财务结算。

5.学校基建处、资产管理处、后勤管理处等有关部门应有一位负责人分管档案工作,配备相应的专(兼)职档案员,做好基建文件的形成、积累和归档。要将基建档案纳入工作计划、管理制度和相关人员职责范围,实现基建档案与基建工程建设同步管理。

6.学校档案馆要了解基建工程项目建设的进度状况,适时组织基建文件材料归档业务培训,主动参与基建项目竣工档案验收,认真做好基建档案的接收、保管和提供利用工作。

二、基建档案的归档范围

1.基建档案是指在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的文件材料。

2.凡是学校的建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程,在规划、设计、施工、改建、维修和管理过程中形成的,对学校和社会有参考价值和凭证作用的文件材料,均属归档范围。

3.归档的基建文件材料必须真实准确地反映基建管理和项目建设的全过程,与客观实物相吻合,遵循其自然形成规律,保持其有机联系,便于保管和利用。

4.基建档案的主要内容包括综合管理、可行性研究、项目审批、招投标、勘测、设计、施工、监理、检测、竣工验收、财务和器材管理等方面。其具体内容,参见附件《陕西师范大学基建文件材料归档范围和保管期限表》。

三、基建档案的归档流程与要求

(一)形成积累

1.基建档案建档工作要与项目建设进程同步。基建工程一开始,在布置工作计划的同时就要落实有关人员,参照归档范围,及时进行应归档文件材料的积累和审查。

2.基建档案归档工作实行分工负责制。基建处负责综合管理性文件以及新建项目文件材料的收集整理,并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调。资产处、后勤管理处等部门负责各自组织的对原有房屋或地上地下管线改造、维修中形成的文件材料的收集整理。凡需归档的基建文件材料,必须按时移交本部门兼职档案员统一归档,任何个人不得据为己有(必要时可留存复制件)。

3.基建项目实行总承包的,由总承包单位负责全部文件的收集、整理和归档。几个单位分别承包的,由各分包单位负责本单位形成文件的收集整理,交总承包单位汇总。勘察、设计、检测、监理文件分别由承办单位负责收集整理,交基建处汇总后统一归档。

4.竣工档案文件是基建工程的实际反映,必须确保其真实、准确、完整。基建项目施工及调试完成后,由施工单位负责编制竣工文件,监理单位负责审核。所有竣工图必须加盖竣工图章,内容填写应齐全、清楚,有关责任人分别签名,不得代签。

5.凡需归档的基建文件材料格式应统一,纸质优良,字迹工整、耐久,图像清晰。一般材料只需归档一份,对重要的且经常使用的竣工图应归档两套,其中一套封存,另一套借阅使用。

(二)整理组卷

1.基建工作中形成的各种文件材料在归档前,应根据国家有关规定和档案管理的要求,由文件形成单位整理组卷,档案馆负责业务指导与协助。

2.组卷要遵循文件形成规律,区分不同价值,便于保管和利用。综合管理文件按年度结合问题组卷;项目施工文件按单项工程、单位工程或工程阶段、结构、专业组卷;竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防等顺序组卷;设备文件按专业、台件组卷。

3.卷内文件按问题、时间或重要程度排列。一般文字在前,图样在后;正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;竣工图按专业、图号排列;设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。卷内文件固定顺序后逐张打页号。

4.案卷的著录与装订。按照著录规则打印卷内文件目录,填写案卷封面和备考表。拆除卷内金属物,对破损的材料进行修补。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格。经检查无误后,用卷皮装订成册。

  5.拟定案卷标题、保管期限和保密等级。案卷标题应简明扼要揭示卷内文件内容,主要包括工程项目名称及阶段或结构的材料名称。保管期限分永久、长期(30年)、短期(10年)。保密等级由高到低依次为绝密、机密、秘密、内部和公开。同一卷内有不同保管期限和密级的,从长、从高标识。

(三)验收归档

1.档案验收是基建工程项目竣工验收的重要组成部分,必须按国家有关规定进行。档案馆应是工程验收小组成员,会同基建管理部门负责基建文件材料的验收工作。

2.为了超前控制归档质量,我校基建项目在正式竣工验收前,项目负责部门(基建处、资产处、后勤管理处等)应通知档案馆,对准备归档的基建文件材料进行预验收。

3.验收基建档案采取开会质询、现场查验、抽查案卷等方式,抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等;检查重点是归档材料是否齐全、签字手续是否完备、案卷质量是否符合要求。经检查不合格的档案,要限期整改并进行复查。

4.凡有下列情形的,一律不得进行或通过项目的竣工验收:(1)未进行项目档案验收。(2)项目档案验收不合格,且对存在问题不积极整改。

5.基建项目档案验收合格后,在项目正式通过竣工验收后两个月内,向学校档案馆移交全部档案;有尾工的应在尾工完成后及时归档。交接双方要认真清点,核查无误后在移交目录上签字盖章,各执一份存查。

6.列入城市建设档案接收范围的基建档案,应在竣工验收后的六个月内,向城建档案馆移交。凡向城建档案馆移交的档案中涉及工程前期管理性文件原件的,其原件由学校档案馆保存;城建档案馆接收副本或复制件。

四、基建档案的保管和利用

1.档案馆负责对接收进馆的基建档案进行分类编目,装盒入柜保管。档案库房要采取防盗、防火、防潮、放尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施,定期进行安全检查,最大限度地延长档案寿命,确保档案安全。

2.档案馆要增强服务意识,按照行业标准编制检索工具,积极使用计算机网络技术,开展基建档案数字化处理,逐步实现基建档案管理信息化、网络化,为开发利用基建档案信息资源创造便利条件。

3.查阅基建档案需按规定办理手续。我校人员查阅基建文字材料,可持本单位介绍信或个人有效证件,直接到档案馆查阅;若查阅竣工图纸,须经资产管理处审批,以防违规改造房屋设施。校外人员查阅我校馆藏基建档案,需持有关部门正式介绍信,经档案馆负责人审批,必要时还需征得基建处和资产管理处同意。

4.利用基建档案,严禁污染、涂改、圈点、抽页和私自拆卷。对已经归档的基建文件材料需要更改时,必须填写更改审查单,经基建部门分管负责人同意。未经批准,任何人不得更改基建档案。

5.对超过保管期限或建筑物已不存在的基建档案,应进行销毁鉴定。凡已失去保存价值的档案资料,经相关业务部门审查,报主管校长批准,登记造册后方可销毁。

五、附则

1.本办法经2007621校务会议研究通过,自发文之日起实施。

2.本办法适用于我校各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程项目(含修缮和改造工程)的档案管理。

3.本办法由档案馆负责解释。

 

附件:       陕西师范大学基建文件材料归档范围与保管期限表

 

保管期限

 一、综合管理

 

1、上级有关基建工作的文件

针对本校的

永久或长期

普发性需执行的

短期

2、基建工作规章制度

长期

3、基建工作规划、计划、总结

永久

4、基建工作统计报表

永久

5、基建工程财务决算年度报表

永久

6、征地、办理土地证及地界变化形成的材料

永久

7、有关土地、校产纠纷的来往文书及处理结果

永久

8、全校性总体规划、设计总平面图

永久

9、综合性水、电、气管道分布图

永久

10、综合性地质勘探、地形测量材料

永久

11、其它需归档的综合管理性文件材料

 

二、基建项目

 

1、前期管理文件

 

1)立项审批文件(报告、批复、平面定位图等)

永久

2)施工审批文件(规划许可证、施工许可证等)

永久

3)招标资料(含招标申请、招标文件、投标申请、投标文件、标底或清单、提标价、评定标资料、中标通知)、合同、协议、答疑记录等

长期

2.勘测、设计文件

 

1)地质勘测文件(勘察设计、报告、观测记录等)

永久

2)设计文件(设计任务书、计算书及评价鉴定材料等)

永久

3、施工技术文件

 

1)土地施工文件

地基处理记录、变更材料、竣工验收报告

—————————

其它文件材料

永久

 

—————

长期

2)设备及管线安装施工文件

3)电气、仪表安装施工文件

 

 

 

 

保管期限

4.竣工验收文件

 

1)竣工验收报告

永久

2)全部竣工图纸(含变更文件)

永久

3)工程质量评审材料

永久

4)认质认价材料的招投标文件

永久

5)各种专项检测、检验、试验评定文件(例消防、环境检测、防雷等)

永久

6)竣工备案资料

永久

7)竣工验收会议纪要

永久

8)工程现场声像材料(照片、光盘、录像带等)

永久

5、监理文件

 

1)监理合同、规划、监理实施细则等

长期

2)工程进度、质量、造价监理控制通知、报告、意见

长期

3)监理工作总结、质量评估报告等

长期

4)监理会议纪要、报表及其它相关文件

长期

6、基建财务、器材管理文件

 

1)工程财务计划、年度计划

短期

2)工程概预算、决算及审计结果

永久

3)主要材料消耗、器材管理文件

短期

4)交付使用的固定资产清单、大型设备随机文件

永久

7、基建工程维修改造文件(由维修管理部门归档)

 

1)维修改造审批文件

永久

2)维修改造中形成的竣工图纸

永久

 

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