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陕西师范大学院系档案管理办法(2007年7月3日发布)

陕师校发[2007]63

 

为了加强我校院、系、部等教学单位的档案(以下简称“院系档案”)工作,确保此类档案收集齐全、管理规范、利用方便,根据《中华人民共和国档案法》(中华人民共和国主席令第58号)、《普通高等学校档案管理办法》(国家教委令第6号)和《普通高等学校本科教学工作水平评估方案》(教育部教高司函[2004]90号)的相关规定,结合我校实际,制定本办法。

一、总则

1.院系档案是学校档案的重要组成部分。它既是衡量学校教育教学质量和管理水平的标志之一,又是学校评估不可缺少的支撑材料,对学校建设和发展具有重要的凭证作用和查考价值。因此必须坚持对现实和历史负责的原则,切实做好院系档案工作。

2.院系档案在档案馆的统一指导下由各院系设分室保管。院系档案是院系职能活动的原始记录,主要包括党群、行政、教学、科研、实验室和学生工作中形成的各种文件材料。院系档案文件中凡需向学校职能部门报送的,应将正本上报,院系留存副本。

3.院系档案应与院系工作同步管理。各院系要将档案工作纳入院系工作计划,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作,以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

4.各院系应明确分管档案工作的负责人和专(兼)职档案员,把档案工作纳入其岗位职责,在经费、装具等方面给予支持,确保院系档案工作顺利开展。院系档案员工作变动时,必须办理档案交接手续。

5.档案馆应积极主动地做好对院系档案工作人员的业务培训和技术指导,定期进行检查,发现问题及时纠正。要将院系档案工作纳入学校档案工作的年度评比,对做出成绩的予以表彰和奖励。

二、院系建档范围与保管期限

1.各院系在教学、科研、党政管理和其它各项活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料,均属院系档案。

2.院系档案的保管期限分为永久、长期(30年)和短期(510年)。凡是反映院系主要职能活动和基本历史面貌,对学校和社会有长远利用价值的,列为永久保管;凡是在较长时期内有查考价值的,列为长期保管;凡是在较短时期内有查考价值的,列为短期保管。

3.院系文件的具体归档范围及其保管期限,参见附件《陕西师范大学院系文件材料归档范围与保管期限表》。

4.院系档案中属于永久保存的,由院系档案(资料)室保管30年后,移交校档案馆保存。

三、院系档案管理程序与要求

1.平时收集:各院系总支秘书、行政秘书、教学秘书、科研秘书以及负责实验室设备和学生工作的人员,应参照院系归档范围,结合本部门业务职能,建立预立卷文件夹(盒),在平时工作中将办理完毕需要归档保存的文件材料及时归卷,防止散失。

2.立卷整理:每年四月底前,院系各部门秘书及相关人员,将上一年度形成的归档文件,按问题分门别类,视材料多少组成一卷或数卷。案卷可以用卷皮装订,也可以用文件夹(袋)装入。案卷封面填写能够反映卷内文件主要内容的标题。卷内文件按时间顺序或重要程度排序,编制目录置于首页。试题试卷按课程以“班”为单位整理装袋。毕业论文、实验报告按专业以“人”为单位整理成册。

3.移交归档:每年五月底前,院系各部门秘书及相关人员将整理好的案卷,向院系档案室或资料室的专(兼)职档案员移交。归档移交时要认真填写移交目录,交接双方核对无误后履行签字手续,移交目录随档案保存。

4.编目保管:院系专(兼)职档案员对接收的档案,按党群、行政、教学、科研、设备、学工六大类分别编号装盒,入柜存放。编号方法视档案材料多少而定,少则每类编一个大流水号,多则每类每年编一个流水号,档案盒脊背上标注盒内档案的形成年度(或针对年度)、主题内容和案卷起始号。试卷、论文可按自然状态单独排架编目。档案室严禁吸烟,注意防火、防盗,确保档案安全。

5.提供利用:要积极发挥院系档案在教学、科研及管理工作中的凭证作用和查考作用,编制检索目录,为利用者查阅提供方便。对不宜公开的档案,要注意保密。借用档案应办理登记手续,严防丢失和损坏。

6.鉴定销毁:对保管期限已满的档案,要进行保存价值鉴定,凡无需再继续保存的档案,应编制销毁清册,经院系主管档案工作的负责人审批后销毁;若还有保存价值,应按重新划定的保管期限继续保管。

四、附则

1.本办法经2007621校务会议研究通过,自发文之日起实施。

2.本办法适用于我校全日制教育的院、系、部的档案管理。继续教育学院、网络教育学院、教师干部培训学院和国际汉学院的招生、学籍等教学档案需向档案馆移交,其它档案参照此办法管理。

3.各院系在200610月前形成的本科教学评建材料是院系档案的基础,原编目方法维持不变。其后新形成的各种档案材料,按此办法常规管理。

4.本办法由档案馆负责解释。

 

 

 

附件:           陕西师范大学院系文件材料归档范围与保管期限表

保管期限

一、党群档案

 

1.上级和学校下发的

有关党群工作的文件

针对本院系的

长期

普发性的

短期

2.院系党总支工作计划、总结、报告、调查统计材料

长期

3.院系党总支会议记录、民主生活会记录

长期

4.院系党员名册、党建工作及党员教育、奖惩材料

长期

5.院系发展党员及党员转正材料

长期

6.院系二级教代会会议文件及工会活动材料

长期

7.院系党群活动中形成的其它有保存价值的材料

 

二、行政档案

 

1.上级和学校下发的

有关行政工作的文件

针对本院系的

长期

普发性的

短期

2.院系发展规划、工作计划、总结、简报等

永久

3.院系规章制度、调查汇报、统计资料

永久

4.院系沿革、大事记、宣传册及社会媒体宣传报道材料

永久

5.院(系)务会议记录、纪要

长期

6.院系职权范围内的人事任免、岗位聘任材料

长期

7.院系联合办学的协议、合同等有关材料

长期

8.院系外事、庆典活动的文件、代表性照片

永久

9.院系获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗等实物  

(其中获省部级及其以上的,需在档案馆登记备案)  

永久

10.院系行政管理活动中形成的其它有保存价值的材料

 

三、教学档案

 

1.上级和学校下发的

有关教学工作的文件

针对本院系的

长期

普发性的

短期

2.院系教学工作会议材料、教学管理规章制度

长期

3.院系教学委员会人员名单、听课记录

长期

4.学科、专业设置及名牌专业建设文件

长期

5.各专业教学大纲、开课计划、课表、教学进度表

长期

6.使用教材目录、自编教材样书、典型教案

长期

7.教学检查、评估、评比表彰材料

长期

8.教师工作量核算、登记材料 

长期

9.教育实习计划、总结及有关材料

短期

10.实验教学大纲、实验报告及有关材料

长期

11.试题、试卷及试卷分析材料

短期

12.毕业论文及评审材料

优秀的

长期

一般的

短期

陕西师范大学院系文件材料归档范围与保管期限表

保管期限

13.其它有保存价值的教学文件材料

 

四、科研档案

 

1.上级和学校下发的

有关科研工作的文件

针对本院系的

长期

普发性的

短期

2.院系科研成果统计表、简报、成果汇编

永久

3.院系科研工作计划、总结

长期

4.院系举办的学术活动及学会工作材料

长期

5.院系承办、协办的国际学术会议的文件材料

永久

6.院系承担的科研课题项目材料在项目结题后

由课题负责人交科技处或社科处向档案馆归档

永久

7.其它有保存价值的科研文件材料

 

五、实验室和设备档案

 

1.上级和学校下发的有关实验室和设备管理的文件

针对本院系的

长期

普发性的

短期

2.院系实验室建设规划、管理制度

永久

3.院系实验室固定资产账、仪器设备清单

永久

4.院系大型精密贵重仪器设备购置报告、开箱验收记录、使用和检修记录、设备说明书及全套随机文件材料

与设备同存

5.院、系网络建设与管理的有关文件

长期

6.其它有保存价值的实验室与设备管理文件材料

 

六、学工档案

 

1.上级和学校下发的

有关学生工作的文件

针对本院系的

长期

普发性的

短期

2.院系团总支、学生会工作计划、总结、简报等

长期

3.院系学生管理制度、学风建设材料

长期

4.学生科研成果统计材料、优秀成果样品

永久

5.学生社团活动材料(简介、重要活动、典型刊物等)

永久

6.生源统计分析、毕业生就业工作及质量跟踪材料

永久

7.毕业班集体合影照片(并将数码照片及与照片位置相

对应的姓名发送到档案馆网页“毕业照片上传”专区)

永久

8.校友联谊及知名校友的有关材料 

永久

9.其它有保存价值的学生工作文件和声像材料

 

 

 

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