陕西高校教系统档案学会
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陕西师大档案馆2007年工作总结

在校党委的正确领导下,在主管档案工作的张建祥副校长的关心和指导下,2007年档案馆围绕新馆建设、申请陕西省档案工作目标管理AAA级认证和干部人事档案整理,不断巩固档案信息化的成果,完善全校档案工作网络,提高档案利用服务质量,较好地完成了各项任务。现将一年来的工作情况总结如下。

一、完成搬迁和新馆建设  2007年初,学校决定档案馆由雁塔校区办公楼四层迁至长安校区图书馆东副楼二层。为了赶在开学前完成搬迁,档案馆全体人员齐心协力,克服困难,利用寒假加班加点,仔细清点、分类打包、有序装卸、整齐排架,按时将2000多柜档案以及各种设备、能用的家具搬迁到位,保证了如期开馆。在新馆建设中先后定做了办公查档整档桌椅、窗帘,精心制作了档案馆和各工作室的中英文名称牌子、宣传展示栏,购置了119组档案柜和10组档案目录柜,为档案馆今后的发展打下了较好的基础。

二、以高分通过了陕西省档案目标管理AAA级考评认证。档案馆迁入新址后,馆舍条件得到很大改善,经学校领导同意启动了我校申请陕西省档案工作目标管理AAA级认证的工作。我们按照学校的安排,本着“评建结合,重在建设”的原则精心组织,认真准备。首先请省档案局和省委组织部的有关专家来我校检查指导,帮助我们寻找差距。我们自己也严格按照考评指标逐项自查自评,围绕整理考评佐证材料拾遗补缺,针对发现的问题及时改进。先后补充更新了网站内容、汇编印制了档案管理制度、编研成果、档案馆指南共200多本,整理各类自评佐证材料10册,撰写了近万字的自查自评报告和图文并茂的PPT多媒体演示稿。由于学校领导重视、档案馆工作扎实,迎评准备到位,我校终于以107分的高分通过了陕西省档案工作目标管理AAA级认证考评。考评组一致认为,目前我校档案管理水平位于陕西乃至西北高校的前列,考评总分为陕西高校最高分。

三、完善档案工作网络,规范院系档案基建档案管理。随着学校事业的发展,院系档案的形成、保存和利用越来越频繁,仅由档案馆做已不能满足实际需要。为了既维护学校档案完整又方便院系利用,我们根据教育部有关规定,在深入院系充分调研的基础上,制定了《陕西师范大学院系档案管理办法》,对院系档案实行分室管理,规范业务指导。近年来我校基本建设蓬勃发展,为确保基建档案齐全完整,我们依据国家有关规定,制定了《陕西师范大学基建档案管理办法》,从签订合同、竣工验收、审计结帐等方面全程控制。以上两个办法均经校务会议通过,学校正式发文。为做好贯彻落实工作,我们及时举办了档案业务培训班,对各院系、基建处等相关部门的兼职档案员和施工队的资料管理人员进行培训,解读文件,答疑具体操作方法,把文件精神落到实处。

四、较好地完成了各类应归档文件材料的收集整理工作。收集学校各项工作活动中形成的应归档的文件材料,是丰富馆藏、记录历史、传承文明、服务利用的物质基础。我们认真执行学校颁发的立卷归档暂行规定,在全面提升归档率的基础上,加强对重要文件材料的收集归档。2007年除对常规档案收集整理外,还有以下特色:一是在学校OA办公系统发文尚不能自动归档的情况下,档案馆克服困难先采取人工下载、上传的方式进行物理归档,从而保证了电子公文及时安全归档。二是历时三年形成的本科教学评建档案资料全部接收归档;财务处1998年以来的电子帐务刻录成光盘备份存档;校领导07年出国考察收到的赠品、形成的光盘、录像带等珍贵档案也及时移交档案馆保存。三是定期到各院系实验室检查核对设备档案资料保管状况,深入8个施工单位了解并指导我校新建工程档案资料的形成和积累。经统计,档案馆全年共收集整理各类档案14175卷(袋),其中:综合档案7484卷(纸质档案6682卷、声像档案49盘、照片档案110张、实物档案143件、电子公文500多件)。新建人事档案6691袋(教工档案79袋,学生档案6612袋)。归档文件材料基本齐全完整,案卷质量总体符合要求,交接手续清楚。

五、按照中组部、教育部文件精神,认真开展干部档案核查和续整工作。根据教育部转发中央组织部《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》文件精神,在去年核查的基础上,我们积极与组织部、人事处协商部署,组织人力对发现缺失的近万份各类材料进行分类登记,给全校相关部门和20多个党总支736人下发了缺档通知。经过多方努力,补填补交干部履历表1500多份;从有关部门补填,从综合档案复印以及教工本人与原来单位联系等,共补回缺失档案材料8000多份。目前初步整理完处级干部档案236袋,一般职工档案95袋。迎接教育部对我校干部人事档案管理工作检查验收的条件已经基本具备。

六、紧密配合学校重点工作,积极开展档案利用服务。在严格遵守查档纪律的前提下,档案馆围绕学校工作及社会需求,通过接待查阅、借阅及电话信函代办代查网络授权查阅等方式,积极开展档案利用服务。值得一提的是,2007年在学校博士学位点评估、清产核资、办理房产证等项工作中,档案馆积极配合,组织专项服务,预先调卷查阅并复印有关文件资料,提高了办事效率,受到利用单位的表扬。据统计,档案馆全年共接待查档1747人次、7383卷次,其中:综合档案1326人次、5110卷次;教工档案261人次、494卷次;学生档案160人次、1779卷次。先后受理发档查寻55人次,代发完费学生的毕业证、学位证214份,翻译学生成绩87份,复印查档资料6006张。今年暑假前转发毕业生档案,时间紧,任务重,档案馆全体人员参与,加班加点连续奋战10多天,按规定时间完成转递毕业生档案4591袋的任务。暑假期间一些毕业生需要改派或结清了欠费,我们都及时安排重新发档,保证了学生的就业需要。

七、制定数字档案馆建设方案,推进档案信息化工作稳步发展。在巩固扩展“南大之星”档案网络管理系统使用功能的过程中,使我们逐步认识到馆藏档案数字化是社会信息化背景下档案事业的发展趋势,这是一项长远而艰巨的工作,需要精心筹划,稳步推进。因此,我们充分酝酿,研究制订了五年建设方案,共分三个阶段实施:第一阶段,主要建设档案数字化基础平台、档案信息采集和存贮平台以及档案自动化管理平台,目前已经完成。第二阶段,购置档案专用高速扫描仪,重点对近期使用频繁的学籍档案和急需保护的历史档案进行数字化处理,做好学校电子文件自动归档的接口,逐步建立档案数字信息交换平台和相关的子系统。第三阶段,采用自建和外包相结合的方式对所有重要的纸质档案进行数字化处理,同时建成数字档案馆集成平台和相应的海量存储备份系统,数字档案馆初具规模。我们的目的是最终达到纸质档案、电子档案的收集、编目保存、查阅利用以及精品编研成果的展示都更加便捷和丰富。

八、档案著录、编目、编研及科研工作取得一定成绩。在档案业务工作中全面推行“南大之星”高校档案管理软件,对新形成的档案在立卷归档时同步著录,对以往的馆藏档案分期分批补做文件级著录,档案编目采用计算机辅助归类、编号。全年新著录档案目录20113条,整理编目6135卷、10644条,加之原有数据,档案机读目录已达152131条,全部实现了1991年以来综合档案目录的网上授权查询,从而整合了工作程序,简化重复劳动,提高查档效率。新整理编印了18种档案编研成果,方便利用者查阅。续编的《陕西师范大学校史人物传略》第二辑编写就绪,等待印刷出版。馆里鼓励档案人员结合本职工作搞科研,2007年在《中国档案》、《情报杂志》、《兰台世界》等杂志上发表文章5篇,有1篇论文获得中国高等教育学会档案分会优秀论文奖。

九、档案馆网站、校史馆发挥了很好的宣传教育功能。新网站正式上线运行一年多以来,点击量急剧上升,目前已经达到24956次,产生了广泛的社会影响。兰台动态、交流园地、专题档案查询、档案征集、校史人物、新闻回顾等栏目,展现了档案管理信息系统等多方面的数字档案信息,起到宣传档案工作、方便利用服务的积极作用。校史展览馆不仅是对全校师生员工进行“知我师大、爱我师大、兴我师大”教育的生动课堂,同时也是向社会各界展示我校风采的重要窗口。档案馆承担着校史馆的日常维护和接待利用工作,除每周一个下午派人值班常规接待参观者外,还随时接受学校临时安排的内外宾参观任务。特别是每年十月集中安排新生参观校史展览,通过对学校发展历史的了解,激发同学们爱校意识和奋发进取的决心,收到了很好的宣传教育效果。2007年共接待校内外参观者2500多人次。

十、积极开展调研,为档案馆新馆设计提供参考意见。档案馆目前的工作条件有了很大改善,近六年库房容量无忧。但毕竟这儿不是为存放档案专门建造的,库房承重有限,不能安装档案密级柜。学校已经确定了新馆的位置,设计方案初步形成。为了百年大计更加科学合理,我们到获得档案馆建筑一等奖的解放军档案馆、北京宣武区档案馆实地考察,并结合我校实际情况,参照国家颁发的《档案馆建筑设计规范》,对新馆建设方案多次认真修改,积极配合做好新馆的建筑规划设计工作。

十一、加强政治学习和业务培训,提高档案干部队伍素质。档案馆党支部定期组织政治学习,及时传达学校有关文件政策,学习讨论“十七大”报告,开展向档案系统的先进模范人物学习,推行首问负责制,增强每一位工作人员的责任意识和奉献精神。2007年还先后组织了档案业务培训、计算机知识培训和消防安全培训,安排非档案专业毕业的4位同志参加陕西省档案局组织的上岗资格培训。派7人次参加省内外有关档案工作会议,参观学习先进经验,不断更新观念,提高业务水平,创造性地开展工作。

回顾档案馆2007年的工作,虽然取得了一定的成绩,但还存在一些问题需要改进。一是数字档案馆建设刚刚起步,学校OA系统电子公文自动归档问题尚难解决;二是干部档案审核整理工作受个别单位的影响,进程有所推后。三是传统的毕业生档案机要转递方式不能适应现实需要,亟待改革。进入新的一年,我们要以十七大精神为指导,全面落实科学发展观,在进一步巩固去年成果的基础上再接再厉,针对存在的问题想办法找对策积极予以改进,紧密结合学校中心工作的需要构建档案管理体系,努力使我校档案工作在不断开拓创新中向前推进,为建设以教师教育为主要特色的综合性研究型大学做出贡献。

                              

                      2008年1月5日

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