陕西高校教系统档案学会
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电子文件归档说明

于推行教育行政办公公文处理系统中归档问题的补充说明

 

1.按照国家有关规定,为确保档案文件信息安全和原始凭证作用,办公自动化后归档工作实行“双轨制”,即电子文件与纸质文件都要归档。

2.电子文件归档要求:

1)网上公文处理完毕,点击“发送”,即可将电子文本发送到档案馆。档案馆设专人及时将收到的电子文件导入“南大之星”档案管理系统,并定期备份安全保管。

2)为确保归档电子文件质量,公文输入必须准确、完整,尤其是文号、时间、人名、密级等不得有误,否则影响日后查档效率。

3)正文之附件原则上也应用教育行政办公系统完成,对特殊情况不便操作的,须在公文处理单的“附件”栏注明“附件随纸质文件归档”。

3.纸质文件归档要求:

1)网上公文处理完毕后,须及时打印红头纸质文件,并加盖公章。

2)打印纸质文件应内容完整(包括公文处理单、正文、附件),字迹清晰,左侧留出装订线。

3)纸质公文由发文单位信息管理员(或兼职档案员)按文号顺序整理保存,翌年连同本单位其它应归档文件一并立卷归档。

                          

档案馆

20061228

 

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