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我校召开2006年档案工作会议

3月23日下午,我校2006年档案工作会议在学术活动中心召开。机关职能部门及直属、附属单位共53个立卷单位的70余名兼职档案员参加了会议。会议总结了去年的立卷归档工作,表彰了2005年度立卷归档先进单位和优秀兼职档案员,在安排2006年立卷归档工作的同时,对兼职档案员使用高校档案管理软件“南大之星”进行了动员和培训。会议由档案馆馆长尚瑞清同志主持。

去年档案馆认真贯彻落实学校制定的《陕西师范大学文件材料立卷归档暂行规定》,重点解决“归档难”以及归档材料不完整不齐全的问题。在校领导的关心支持下,在各部门的共同配合下,经过专兼职档案人员的辛勤努力,全年共归纸质档案 3791卷、声像档案239盘、照片档案526张、实物档案21件,仅学校主要职能部门和直属附属单位的归档文件较上一年增加了2940件。各单位的归档范围进一步明晰,许多重要文件材料的归档有了先例,为丰富学校的档案资源拓宽了渠道,开了好头。

档案馆副馆长晋平同志在总结中认为: 2005年的归档工作主要有三个特点:一是各单位在贯彻学校立卷归档暂行规定过程中认识到位,态度积极,大多数部门分管档案工作的负责人能想方设法调配人员、安排时间、保证立卷归档工作顺利进展并按期完成任务,体现出明显的归档意识和维护学校档案资源完整的高度责任心。二是实行归档文件审核签字负责制,归档文件齐全完整程度明显提高。2005年归档齐全的单位占到79%,基本齐全的占到21%,归档文件不齐全不完整的状况逐步得到扭转。三是积极采取措施补归了以前漏归的重要档案。学校办公室、宣传部补归了校庆纪念品实物、录像带、照片等珍贵档案,工会补归了近三年的教代会材料,人事处补全了1981-2003年人事调动、人员处分材料及职工名册,教务处补全了学位授予审批材料,科技处补归了1995-2003年科研项目管理材料及获奖奖牌、证书,培训学院补归了1986年以来的学籍卡、成绩单,国际交流与合作处补归了2000年以来的出国人员审批文件以及我校与国外大学协作文件,基建处自己花钱复制补交了田家炳楼的基建图纸,并及时整理移交长安校区已竣工的基建档案。通过这些补救工作,使学校的档案资源更加丰富和完整。

她提出 2006年的立卷归档工作要进一步巩固去年在齐全完整方面取得的成果,切实加强对归档文件材料的日常规范化管理,重点做好本科教学评估、科研课题项目、长安校区基建工程及校内电视新闻等重要档案的归档工作,大力推行计算机网上辅助立卷归档和档案目录信息网上查询,逐步实现文档信息资源的共建共享,提高工作效率。

在与会同志们热烈欢快的掌声中,档案馆向学校办公室等 10个立卷归档工作先进单位的代表和齐玉萍等21名优秀兼职档案员颁发了流动奖杯、荣誉证书和奖金。档案馆希望各立卷单位和兼职档案员以先进为榜样,团结协作勇于创新,克服困难,确保按期完成2006年立卷归档任务,为积累我校的档案资源做出更大的贡献。

为了加快我校文档管理一体化、网络化步伐,促进数字化校园建设,档案馆去年开始在几个单位试用高校档案管理软件“南大之星”立卷归档。目前主要功能的设置及试运行已经完成,今年将在全校立卷归档中启用。为此,档案馆网络技术室主任赵豪迈同志在会上就如何使用该软件辅助立卷著录、编辑打印以及授权查询等对兼职档案员进行了第一期培训。

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