陕西高校教系统档案学会
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归档指南
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陕西师范大学文件材料立卷归档程序与整理细则

为加强我校文件材料立卷归档工作的标准化和规范化,便于立卷人员具体操作,提高工作效率和案卷质量,根据《国家行政机关公文处理办法》、《高等学校档案工作规范》以及《陕西师范大学文件材料立卷归档暂行规定》等相关要求,特编写本程序与细则。

一、收集文件

•  依据归档范围中的类目名称,参照收发文登记簿以及相关信息,认真检查应归档的各种文件材料是否收集齐全。凡应归档的文件材料要在“归档文件核查表”中注明“已归档”、“未归档”(需说明原因)或“未形成”。

•  核对每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发件与被转发件、请示与批复等成套材料,以及文件形成日期、印章、发文审稿单等是否完整、准确。

•  检查归档文件纸质有无破损、字迹是否耐久、声像载体图像是否清晰、电子文件能否被识别,发现问题,及时处理。

•  剔除无需归档的文件材料,主要是:重份文件、事务性通知、一般文件的历次修改稿,上级机关普发供参阅、不办的文件材料,机关内部互相抄送的文件以及不应履行公文的行文、介绍信等。

二、分类整理

•  分年度:将文件按形成或针对的年度分开。一般文件归入形成年;跨年度的请示与批复归入批复年,没有批复的归入请示年;跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件归入会议开幕年;跨年度的教学、科研、基建、设备、审计等成套性材料,归入结束年。

•  分机构:将文件按发文机关或承办部门分开。上级普发性文件与针对本校的文件亦应分开,普发性文件按发文机关或问题归类,针对性文件(如批复、答复、通知等)与本校上报的相关文件放在一起立卷。

•  分问题:将同一机构形成或承办的文件按其内容涉及的不同问题分开。“问题”可粗可细,视归档文件多少而定,但不能跨本校档案实体分类方案中的最下位类(二级类目)。

•  分期限:将不同保管期限(永久、长期、短期)的文件分开,若成套性较强的文件不宜分开时,其保管期限一律从长。

•  分密级:密级分绝密、机密、秘密,绝密文件应分开单独组卷。

三、立卷组合

•  党群、行政、外事、教学等以及其它各类档案中的综合管理性文件,以问题为主,兼顾作者、时间、文种等特征组卷。

•  科研、基建、审计、设备等专业性成套文件材料分别按项目、阶段等组卷。

• 会议文件按会议的届次组合,根据材料数量,一会组一卷或数卷。

•  统计报表、名册、简报、学籍卡、出版物等一般按名称一册为一卷。

•  组卷要力求不跨实体分类法的最下位类,问题相对集中,年代不混,保管期限相同,并注意与上年度分类组卷方法协调一致。

四、卷内文件排列

•  卷内文件一般按重要程度或时间顺序排列。

•  密不可分的文件应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,底稿在后;文字材料在前,图样在后。重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后;案件材料结论、决定性材料在前,依据性材料在后。

•  会议文件,按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。

•  科研项目材料按申请准备、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用等阶段排列。

•  基建工程项目按依据性材料、基础性材料、设计材料、施工材料、竣工材料排列。

五、拟写案卷题名

1 .案卷题名是指一个案卷的名称或题目,要求以简练、准确的文字,概括揭示卷内文件的内容与成分。

2 .案卷题名的构成形式主要有:

( 1 ) 责任者+关于+问题+文种(最常用的一种)

一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式。

例:教育部、陕西省教委关于招生工作的通知、意见

( 2 )责任者+时间+问题+文种

年度计划、总结、报表、会议记录等案卷标题多采用此形式。

例:陕西师范大学 2001 年工作计划、总结

( 3 )院系名称+届+专业名称+材料名称

学籍、学位档案案卷多采用此形式。

例: 陕西师大教科院 2003 届心理学专业本科学生学籍卡、成绩表 。

( 4 )出版物名称+针对时间+期刊号

例:陕西师范大学学报(哲社版) 2001 年第 1 至 6 期

( 5 )项目名称+阶段名称+文种

例:陕西师范大学科技信息楼竣工验收通知、报告、会议记录

3 .案卷标题不是一个完整的句子,而是偏正词组,所以末尾一般不用句号,题名中若出现多个责任者或文种时,并列的成分中间可用顿号。

六、送审检查

•  案卷初步组成后,为防止错漏,避免返工,须经档案馆业务指导人员检查、调整、纠正。

•  检查内容主要有五个方面:一查应归档的文件是否齐全、完整,有无重复、无保存价值的文件混入;二查组卷分类是否清晰、准确;三查卷内文件排列是否有序;四查归档文件制作是否符合档案保护要求;五查案卷标题能否简明确切地反映卷内文件内容。

•  对检查中发现的问题应及时予以纠正,确实无法补救的应在卷内备考表中说明。

七、编目

(一)编页号或件号

•  成卷装订的案卷,在有文字一面非装订线一侧的下角,用打号机打上页号;空白页面不编号。

•  一张纸上若贴有若干张小纸,每张小纸也算一页;一张大纸若折叠成几张,仍按一页计算。

•  页号尽量不漏不重,若万一编错不要乱涂,需在备考表中说明。

•  书籍、杂志等能利用原有页号的,可不再编号,按“件”对待。

•  声像材料应在装具上或材料的背面逐件编号。

(二)打印卷内文件目录

•  顺序号:按照卷内文件排列的先后顺序,一份文件编一个顺序号。

•  文件编号:填写文件制发机关的发文字号,《简报》等在此栏填写期号。

•  责任者:填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者(落款)。

•  题名:即文件标题,一般照实抄录,但没有标题或标题不能反映文件内容的,应重拟标题且外加 “[]” 号。会议记录要填写每次会议的议题。

•  文件日期:填写文件的形成日期,没有日期的要予以考证。填写时可省略 “ 年 ” 、 “ 月 ” 、 “ 日 ” ,用 8 位阿拉伯数字表示,例“ 20040528 ”。

•  页号,即文件所在页号,填写每份文件的首页号,最后一份文件应填写起止页号。

(三)填写卷内备考表

•  本卷情况说明:由立卷人填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。案卷归档后发生或发现的问题由档案管理人员填写并签名标注时间。

•  立卷人:由组成本卷的责任者签名,一般由立卷单位兼职档案员签字负责,不得由临时工或实习学生代签。

•  立卷单位检查人:由立卷单位分管档案工作负责人签名,侧重对归档文件材料齐全、完整、真实、准确性进行检查和负责。

•  立卷业务指导人:由档案馆业务指导室分管人员签字,侧重对归档文件齐全完整情况的监督和案卷整理质量的检查和指导。

•  立卷时间:填写立卷整理完毕的具体日期。为便于计算机按立卷单位批量检索,同一立卷单位同一归档批次的案卷可填写同一立卷时间。

(四)填写案卷封面

•  填写内容包括案卷标题、归档单位、归档号、起止日期、保管期限、密级等项,没有“密级”的应划斜杠。

•  填写案卷封面需用毛笔或碳素墨水钢笔逐项书写,要求字迹工整、清晰、美观大方。

八、装订

•  案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物(订书钉、大头针等)。

•  文件没留装订线的要贴补加边,破损的要裱糊好,幅面较大的要折叠。

•  将卷内文件目录放卷首、备考表置卷末,左、下取齐,用三孔一线法(孔距 八公分 )装订牢固,注意不倒置、不散页、不压字。

九、编制移交目录

•  先将案卷分为外来文件与本校文件 ( 上级针对本校的文件与本校有关的文件放在一起 ) 两部分,再按保管期限(永久-长期—短期)结合责任者、问题或时间顺序进行系统排列。若有补归以前年度的案卷,应按归档年度顺序依次排在最前面。

•  案卷排列顺序固定后,给每个案卷编写归档号。

•  按照归档号依次填写(打印)案卷移交目录。为便于文档一体化管理和利用,应尽量使用档案管理软件进行著录与编目,实现资源共享。

九、填写立卷归档说明书

•  立卷归档说明书是对立卷部门基本情况与归档情况的总体介绍,内容包括立卷单位名称、单位领导及内部机构负责人、单位主要职责及工作任务、归档年度、归档文件材料收集、整理情况及其他需要说明的问题等。

•  立卷归档说明书一般以立卷部门为单位填写,若一个部门有若干人分别整理归档,则由分管办公室综合文件的人员在本单位应归文件全部归档后统一填写,并经本单位主管档案工作负责人和档案馆业务指导人审查签字。

十、移交归档

•  部门立卷整理工作完结,须经档案馆相关业务指导人员检查合格并在移交目录上加盖归档验收章后,方可与档案馆保管利用室履行交接手续。

•  档案交接时,交接双方要依据案卷移交目录对照案卷封面,逐卷认真核对, 发现问题应及时予以处理。

•  交接双方清点无误后,接收人要在移交目录上签名。手续完备的移交目录一式两份,交接双方各执一份存查。

档案馆      

2005 年 7 月 15 日

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