陕西高校教系统档案学会
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《中国档案报》以较大篇幅报道了我校档案工作的成就

421《中国档案报》以《西北地区教师的摇篮曲―――陕西师范大学档案工作创新发展纪实》为题刊登了尚瑞清同志撰写的文章,对我校近几年档案工作的成就进行了较为全面的报道。这是多年来陕西高校乃至西北地区高校在《中国档案报》上少有的一个长篇报道。全文如下:

西北教师的摇篮曲

----陕西师范大学档案工作创新发展纪实

 

陕西师范大学被誉为西北地区“教师的摇篮”。近年来,陕西师范大学不断加强档案工作的制度化、规范化、信息化建设,努力创新档案管理服务机制,全面推进档案工作发展。去年底,该校以优异的成绩通过陕西省认证考评,荣获陕西档案工作目标管理“AAA”级单位,在陕西高校乃至西北高校的档案管理和信息化建设中走在了前列。

建章立制 优化档案工作环境

2005年到2007年,学校先后下发了《陕西师范大学文件材料立卷归档暂行规定》《陕西师范大学名人档案征集管理办法》《陕西师范大学实物档案收集征集管理办法》《陕西师范大学院系档案管理办法》《陕西师范大学基建档案管理办法》。文件依据国家《档案法》和教育部的《普通高等学校档案管理办法》,结合学校实际,明确了部门院系以及档案工作人员的职责和任务,建立了归档超前控制和奖惩追究制度。

 学校支持档案馆面向全校聘任,优化人员的知识结构和年龄结构,选留计算机专业人才。在2005年聘任完成后,全馆13位工作人员中本科以上学历的达到54,40岁以下的达到54,高级和中级职称人员达到69%。

2005年开始,学校在深入调研的基础上逐步确立了全校档案工作网络。即在主管校长的领导下,档案馆的管理和业务工作分为两个层次。一是由档案馆收集管好学校党政部门直属附属单位的综合档案和大学部的教工学生档案,提供查阅利用。二是在教学院系设立档案分室、相对独立的附属单位保留档案室,由档案馆在业务上给予检查指导。这种管理模式涵盖了学校各类档案,较好地促进了全校档案工作的和谐发展.

重视归档 加强档案资源建设

档案馆针对归档环节和资源建设上存在的问题,首先是宣传学校在档案收集方面的奖惩办法和责任追究规定,对归档存在问题的部门形成压力,促使这些单位自动补交了许多过去未归档的重要文件材料。二是在每年收集档案时按应归档范围进行认真核对,对未形成、未归档的重要文件要求注明原因,落实责任,以此杜绝漏归现象,保证大量的常规档案能够完整归档。三是按照“四同步”的原则对重要档案的形成进行超前控制。提前介入基建工程档案的预验收、重要仪器设备的开箱验收、重大科研项目应归档材料的核查等。对基建工程、重要仪器设备、较大的科研项目,坚持档案馆签署意见之后财务处才能予以结算。四是针对以前没有归档的专项档案进行追缴,限期归档;对工作量较大的补贴一定费用由形成部门整理制作归档。五是上门征集名人档案和实物档案,在当事人同意的情况下帮助整理鉴别,现场做好捐赠移交手续,并及时请校领导出面颁发荣誉证和奖金。

效益优先 推进档案信息化建设

2005年学校规划建设数字校园,档案馆及时申请专项经费,购置启用了“南大之星”网络版档案管理系统,分批更新添置了与之配套的服务器、电脑、扫描仪,刻录机、数码相机等,实现了100兆高速校园网宽带到桌面加档案馆独立局域网。在传统管理方法与新系统相适应的过程中,档案馆积极探索、不断革新,以扩充著录重要的档案信息资源为宗旨,以方便查阅利用为目标,逐步完成了数据导入,完善了密级鉴定和权限设置,优化了归档管理流程。现已形成1991年以来综合档案的案卷级和文件级目录15万多条,实现了网上授权自动检索查档和新收集的文件归档同步实时著录、即时查阅。为配合学校推行教育部OA系统施行办公自动化,档案馆克服困难,对2007年学校生成的电子文件进行物理归档,转入“南大之星”档案管理系统保存。并采用多种有效方式确保档案信息的完整与安全。

与新的档案管理系统相配合,档案馆在2006年使用最先进的技术对网站全面进行了改版。通过新网站将一些常用专题档案提供校内各部门以及广大师生查询,将学校网站中的校内新闻和媒体师大栏目利用中间件实现了无人工干预的自动即时归档,将校电视台归档节目以网络流媒体形式展播,同时发布重要的档案编研成果。数字化的校史馆、校史人物、学校荣誉、教学科研成果、校内发文、基建工程以及教师学生信息等都成为大家经常浏览颇受欢迎的栏目。

按照效益优先的原则,档案馆精心筹划稳步推进档案信息化建设,使陕西师大的数字化档案馆初具规模。

开发档案利用编研成效显著

面对日益增加的档案查询服务需求,档案馆在全体工作人员中加强业务培训,推行首问负责制,严格分层管理,公开服务承诺,鼓励开拓创新,使得每年技术进步都有新高度,服务利用都有新拓展。

档案馆通过接待来馆查阅、电话咨询、信函代办等多种方式,为校内外用户提供服务。从2005年到2007年,综合档案和人事档案接待查档5455人次, 32648卷次。每年平均查档量约1800多人次、10000多卷次,还有各种的网络授权查阅。

档案编研成果丰富。张建祥副校长任主编,档案馆主要参与编撰制作了《陕西师范大学校史展馆》,该馆史料丰富翔实、布展科学合理,受到校内外一致好评,至今已接待参观数万人次;编写出版《陕西师范大学图史>《陕西师范大学校史人物传略》,宣传了学校发展的历史和成就。围绕学校中心工作的需要,档案馆还编写了《陕西师范大学大事记》等18种专辑,提供有关方面查考。近年来档案馆工作人员共发表学术论文8篇,其中有两篇分别荣获陕西高教系统档案学会一等奖和中国高等教育学会档案分会优秀论文奖。

档案馆

2008421

 

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