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陕西师范大学 2004 年度立卷归档情况通报

校内各单位:

在校领导的关心与各单位领导的支持下,经过全校专、兼职档案员的共同努力,我校 2004 年立卷归档工作基本完成。全校 81 个立卷单位共归纸质档案 4243 卷、声像档案 226 张(盘)、实物档案 48 件、资料 232 件、信息目录 18 套。归档文件材料基本齐全完整,案卷质量总体符合要求,移交手续齐备清楚。具体情况参见附件:《陕西师范大学 2004 年部门立卷归档情况一览表》。

总结 2004 年立卷归档工作,主要有以下几方面的经验:

一、各级领导普遍重视归档工作。房喻校长和分管档案工作的张建祥副校长,多次指示要想办法通过完善制度保障归档文件齐全完整。学校办公室主任孙冰红、长安校区管委会主任杨晓东、教务处副处长刘喻、基建处副处长戴维忠、后勤管理处处长曹乃生、评建办副主任赵华荣和王海彬等领导同志,对本单位的立卷归档工作给予了高度重视与支持。其它单位的绝大多数档案工作负责人,也都能从维护学校档案完整与安全的大局出发,落实本单位立卷人员,督促他们按要求做好立卷归档工作。

二、专、兼职档案人员勤奋努力。各单位负责立卷归档的同志一般都身兼数职,在工作量普遍加大的情况下,克服困难做好立卷归档工作。比如,长安校区管委会的王一哲同志虚心学习、规范本单位公文管理和立卷归档工作,并勇于承担文档管理一体化著录试点工作。教务处高武军同志不仅及时完成新形成的学籍档案的归档工作,还积极清理、移交历史遗留未归的相关材料。另外,档案馆业务指导室的赵际明、张京兰和周倩同志也付出了很大努力,她们按照国家及我校有关立卷归档工作的法规与标准,认真履行监督、检查和业务指导职责,力求使归档案卷质量符合国家行业标准。

三、校庆、国际学术会议等重大活动的归档材料超前控制比较到位。建校 60 周年校庆工作自筹备开始就要求将校庆材料的收集整理纳入相关人员的职责范围,校庆结束后及时立卷归档,因此我校 60 周年校庆筹备及庆典活动形成的文件材料归档率比 50 周年校庆时提高了 90 %。 2004 年 8 月国际跨文化心理学大会在我校召开,大会筹备工作实施方案中明确了会议资料收集与归档职责,从而使本次大会已归档的纸质、照片和电子档案是我校承办的历次国际学术会议中归档最为齐全完整的。 2004 年立卷归档工作虽然取得了一定成绩,但还存在不少问题:一是个别单位对档案工作重视不够,不能积极履行立卷归档职责,经档案馆业务指导人员三番五次催促,才应付性地整理移交了一少部分档案;二是各单位对合同、协议、规章制度、领导讲话、调查报告等“帐外文件”因平时不注意收集而归档率普遍较低,科研项目、基建工程以及声像和电子档案的归档管理还相当薄弱;三是部分公文和业务材料不符合归档要求,比如正式发文无定稿或签发单,正文缺附件或附件不齐全,成文日期及印章不完整,起草、修改、签批文件未写在装订线以内,不同年度、类型的会议记录没有分开,使用字迹不耐久的圆珠笔、纯蓝墨水现象还未得到彻底控制。以上问题应引起我们高度重视,并积极予以改进。 部门立卷归档既是文书处理及业务管理工作的终结,又是档案管理工作的开端,是保障学校档案齐全、完整和有效利用的重要环节。希望各单位与档案馆密切合作,努力使我校立卷归档工作步入规范化、标准化、现代化轨道,以便更好地为教学、科研和各项管理工作提供档案利用服务。

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