陕西高校教系统档案学会
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陕西师范大学声像档案归档管理暂行规定

声像档案是指利用现代科学技术 , 将声音与图像记录在磁性材料、感光材料或其他合成材料等现代非纸质材料上形成的档案。各部门在工作活动中形成的重要声像材料是学校档案的组成部分,必须由学校档案馆集中统一管理,以便更好地为学校和社会服务。为进一步加强我校声像档案的归档管理工作, 根据原国家教委发布的 《高等学校声像载体档案工作规范》和《陕西师范大学文件材料立卷归档暂行规定》的相关要求,特作如下规定。

一、声像档案的归档范围

1 .反映上级领导和著名人物来我校视察指导工作、参观访问、讲学的照片、录像带、录音带等。

2 .学校及各院、系、馆、所、中心等单位制作的反映教学、科研、管理等重要成果的照片、幻灯片、影视胶片、缩微胶片、录像带、光盘等。

3 .学校党、政、工、团组织召开代表大会及其他重要会议形成的照片、录像带、光盘等。

4 .我校举行的重要集会和纪念、庆典活动形成的照片、录像带、录音带、影视胶片、光盘等。

5 .反映我校重要外事活动 ( 包括与国内外单位举行的签约仪式等 ) 及校领导出国访问、考察活动的照片、光盘等。

6 .校内各民主党派举办的重要活动的照片;知名人士、市以上人大代表、政协委员、博士生导师参与的重要活动的照片等。

7 .各院、系、所历年毕业生集体合影照片。

8 .反映学校风光、建筑设施的照片、光盘、影视胶片等。

9 .反映我校发生的重大事件、重大事故的照片。

10 .其它具有保存价值的声像载体材料。

二、声像档案的归档要求

1.照片档案主要包括底片、照片和文字说明三部分。照片 ( 黑白或彩色 ) 连同底片一起归档。文字说明内容包括:照片拍摄的时间、地点、事由、人物 ( 主要人物应标明在照片中的位置及姓名、身份 ) 、背景、拍摄者 ( 或拍摄单位 ) 。文字材料用毛笔、蓝黑墨水钢笔书写或打印,字数一般不超过 200 字。

2.录像带、录音带、磁带、光盘、影视胶片等载体形式的档案,应反映制作活动的全过程,保持其成套性、完整性和准确性,对主题内容附以文字说明。载体材料必须优良,利于长久保存。

3.声像档案形成量较大的单位,如学校办公室、党委宣传部、外事处、工会、团委及新闻传播学院的影视中心等单位的档案工作负责人,要督促制作人员和兼职档案员,认真做好需归档声像载体材料的收集、整理与归档工作。两个以上单位共同制作的声像档案,由主办单位负责归档。

三、声像档案的归档办法

1.声像档案与纸质档案归档同步进行,一般在次年 6 月底前归档,大型项目的成套声像材料在完成制作后的三个月内归档,特别重要的声像档案可随时归档。

2 .各单位兼职档案员负责对归档声像材料进行系统整理,按载体类型及其内容相互联系编排归档序号,填写移交目录,经检查验收后办理移交手续。归档验收的重点是检查照片、音响、画面是否清楚,载体外观有无划痕、破损,发现问题及时修补。

3 、欢迎个人将自费拍摄、翻拍或保存的有重要史料价值的照片向档案馆捐赠。

 

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