1. 盒子内侧脊填写年度（即毕业年份）、案卷号（即研究生院提供的名单序号）。

2. 盒子正面内容填写完整，归档号与案卷号一致。

3. 盒内左侧页数栏：材料有页码的登记文件页码，无页码的按有字即为一页，无材料的备注栏填写“无”。

4. 盒内右侧：“整理人”为所在学院负责研究生教学档案工作的老师名章或签名，“检查人”为档案馆老师名章，日期填写移交当天日期。

5. 盒内材料依教学档案目录顺序排列，并在每件首页右上角用铅笔标注序号，且每件装订。