日前，作为迎接建校70周年的一项重要举措, 档案馆圆满完成了馆藏所有全日制学生和继续教育学生学籍档案的数字化。

在学校领导及相关职能部门的大力支持下,此次学籍档案数字化工作共申请到专项经费38万元，采用外包方式进行。2013年12月6日，学校进行了学籍档案数字化外包项目招标，确定由西安中浩科技有限责任公司（以下简称“中浩公司”）负责开展此项工作。随后双方就学籍档案数字化外包项目合同进行了反复磋商，并于2013年12月21日正式签订合同。2014年1月6日，中浩公司正式入驻档案馆，开展学籍档案数字化工作。

为了确保学籍档案数字化外包工作顺利开展，档案馆采取了多项措施来保证档案信息和实体的安全管理。首先，档案馆与图书馆积极联系，启用了工作场所的监控设备，以对外包工作场所随时进行有效监控，确保数字化工作安全推进。其次，采取“双重”借阅和清点的工作流程，即由档案馆具体负责学籍档案数字化的网络技术室从保管利用室借出档案，再由中浩公司从网络技术室借出档案，“双重”清点，“双重”交接，有效保证了档案实体的安全。第三，档案馆对中浩公司工作人员进行档案拆分及装订的业务培训，并将原有普通订书针改为用不锈钢订书针装订，以保证档案实体尽可能恢复原貌，以便长久保存。此外，为了确保外包工作如期圆满完成，档案馆在寒假期间及每周六均安排工作人员加班，全力配合外包公司开展工作。

2014年6月3日，历时近五个月的学籍档案数字化外包工作全部结束，扫描保存PDF格式文件164157个，共693764页，上传PDF文件25.6万余个。

数字档案馆建设是我校“智慧校园”工程的重要组成部分，而学籍档案的数字化则是数字档案馆建设的内容之一。教学档案尤其是学籍档案查借阅量之大、利用频率之高，均为其它各类档案的总和。对学籍档案进行数字化，不仅有利于保护历史档案的原件，而且极大地提高了档案查借阅工作效率，方便快捷地满足了广大师生校友查询利用档案的需求。学籍档案数字化外包工作的完成，标志着我校数字档案馆建设取得重要进展。