5月10日下午，安康学院信息科杨红科长带领档案室的两位老师来我馆参观调研，我馆副馆长晋平热情接待并与对方进行了座谈。

安康学院来宾就我馆声像档案和实物档案的保管利用情况做了重点咨询。晋馆长边答疑解惑，边打开“南大之星”档案管理软件，为她们演示如何有效地进行声像档案和实物档案的分类保管。我馆声像档案早在1991年实行高校档案实体分类法时就已经独立成类列入归档范围。初期归档以宣传部为主，后来主要由新闻中心负责归档。目前归档量较大的照片档案采取电子版和纸质版并行的“双轨制”方式归档，即由新闻中心通过网络上传电子照片，档案馆鉴定归档价值后冲洗纸质照片进行归档。

晋馆长认为，要做好声像档案的归档工作，首先要确定好归档单位的兼职档案人员；其次要进行照片的鉴定和甄别，通常情况下学校新闻报道中选用过的照片都须归档；第三要做好文件级及案卷级文件标题的拟定，尤其注意案卷级标题应该准确无误反映照片内容、时间、地点、人物、事件等要素缺一不可；第四，要做到及时归档，不可拖沓延误。校内声像档案大多可通过网上新闻报道了解掌握，校外重要活动所产生的声像档案则需要归档单位保持高度归档意识，注意收集积累及时归档，方不至于使珍贵档案材料流失。

关于实物档案的收集整理，晋馆长认为首要任务是确定好收集归档范围，建议对方按照归档范围做好收集整理，并将收集好的实物档案数字化，以便于开展服务利用工作。因各种原因未归档的实物先将登记在册，并摄取保存实物照片，待条件成熟时再争取实物归档。

晋馆长还就对方提出的新校区基本建设、审计及教学类档案中存在的问题一一做了详细解答，并建议对方在条件允许的情况下，尽快实现档案管理的信息化。在档案管理软件未到位的情况下，先采用与其兼容的数据库制表软件制作卷内目录，准确拟定文件标题，有序进行实体分类，只有夯实各项工作基础，才能在真正实现运用软件管理档案之后的多渠道、全方位的检索和利用。

之后，三位老师还深入我馆业务指导室和保管利用室等科室，实地考查我馆档案收集整理和保管利用情况。她们离开时表示此行时间有限，以后还要多向我馆学习和请教，加强两馆交流，共同促进高校档案事业的发展。

晋平副馆长为安康学院三位老师介绍我馆声像档案和实物档案保管情况