5月21日下午，档案馆召开了近期工作安排会，部署抗震减灾及奥运火矩传递期间馆内有关工作，全馆工作人员参加了会议，会议由赵豪迈馆长主持。

赵馆长首先传达了江书记和房校长在学校抗震减灾工作会上的讲话精神，一是希望大家保持冷静，消除对地震的恐慌心理，做好必要的防范准备工作，同时不能耽误本职工作。二是做好奥运前的安全稳定工作。目前正处于改革开放的矛盾凸显期，一定要将维护安全稳定工作作为当前各项工作的重中之重。

随后，晋平副馆长向大家传达了参加全国高校档案资源建设专题研讨会的有关情况，谈到通过此次参会，发现我馆工作压力与挑战并存，在特色档案资源的征集、数字化程度的建设方面还需更进一步加强，同时希望大家有机会能多参加此类高层次会议，增长见识，开阔视野。接着，晋副馆长又根据年初工作计划强调了近期工作进度，第一，机关部门的常规归档工作6月底必须结束，归档范围保持动态，凡具有保存价值的文档资料都必须列入归档范围；第二，保管利用室的接收、编目工作也必须赶在6月底之前完成；第三，毕业生档案的转递今年首次实行改革，人事档案室要提前做好准备工作。第四，网络技术室着重做好数字化工程的有关事宜。晋副馆长重点强调了今年暑期即将实施的档案馆数字化工程，要求全馆同志参与此项工作，并在立项报告、实施方案和试点细则方面都做出了详细的安排。

接着，业务指导室主任卢佩琴同志简单介绍了参加省档案局举办的全省重大建设项目文件归档培训会的情况。通过会中讨论与交流，我校制定的基建档案的管理办法受到其他单位的赞同与推广。

最后，赵馆长对近期工作安排做了四点补充：一是强调考勤工作和请假手续的规范化，要求办公室尽快制定考勤制度和年终绩效奖管理办法，使日常加班和假期值班的管理工作更为科学合理。二是在地震余波未消的阶段，大家一方面要保持高度警惕，另一方面要紧张有序，遇到突发事件不能忙乱，需要撤离时一定要关闭电源、锁上大门，做好馆内档案资源的安全工作。三是新馆建设正在进行中，这不仅是关系到档案馆发展的一件大事，也是涉及学校发展的百年大计，希望全馆同志能珍惜此次机会，积极为新馆建设献计献策，使档案馆在软硬件建设方面都能达到一流标准。四是在抗震减灾及奥运火矩传递的特殊时期，大家手头的各项工作不能耽误，应该如期照常进行。