关于推行教育行政办公公文处理系统中归档问题的补充说明

1．按照国家有关规定，为确保档案文件信息安全和原始凭证作用，办公自动化后归档工作实行“双轨制”，即电子文件与纸质文件都要归档。

2．电子文件归档要求：

（1）网上公文处理完毕，点击“发送”，即可将电子文本发送到档案馆。档案馆设专人及时将收到的电子文件导入“南大之星”档案管理系统，并定期备份安全保管。

（2）为确保归档电子文件质量，公文输入必须准确、完整，尤其是文号、时间、人名、密级等不得有误，否则影响日后查档效率。

（3）正文之附件原则上也应用教育行政办公系统完成，对特殊情况不便操作的，须在公文处理单的“附件”栏注明“附件随纸质文件归档”。

3．纸质文件归档要求：

（1）网上公文处理完毕后，须及时打印红头纸质文件，并加盖公章。

（2）打印纸质文件应内容完整（包括公文处理单、正文、附件），字迹清晰，左侧留出装订线。

（3）纸质公文由发文单位信息管理员（或兼职档案员）按文号顺序整理保存，翌年连同本单位其它应归档文件一并立卷归档。

档案馆

2006年12月28日