师档发[2005]5号

声像档案是指利用现代科学技术,将声音与图像记录在磁性材料、感光材料或其他合成材料等现代非纸质材料上形成的档案。各部门在工作活动中形成的重要声像材料是学校档案的组成部分，必须由学校档案馆集中统一管理，以便更好地为学校和社会服务。为进一步加强我校声像档案的归档管理工作，根据原国家教委发布的 《高等学校声像载体档案工作规范》和《陕西师范大学文件材料立卷归档暂行规定》的相关要求，特作如下规定。

一、声像档案的归档范围

1．反映上级领导和著名人物来我校视察指导工作、参观访问、讲学的照片、录像带、录音带等。

2．学校及各院、系、馆、所、中心等单位制作的反映教学、科研、管理等重要成果的照片、幻灯片、影视胶片、缩微胶片、录像带、光盘等。

3．学校党、政、工、团组织召开代表大会及其他重要会议形成的照片、录像带、光盘等。

4．我校举行的重要集会和纪念、庆典活动形成的照片、录像带、录音带、影视胶片、光盘等。

5．反映我校重要外事活动(包括与国内外单位举行的签约仪式等)及校领导出国访问、考察活动的照片、光盘等。

6．校内各民主党派举办的重要活动的照片；知名人士、市以上人大代表、政协委员、博士生导师参与的重要活动的照片等。

7．各院、系、所历年毕业生集体合影照片。

8．反映学校风光、建筑设施的照片、光盘、影视胶片等。

9．反映我校发生的重大事件、重大事故的照片。

10．其它具有保存价值的声像载体材料。

二、声像档案的归档要求

１．照片档案主要包括底片、照片和文字说明三部分。照片(黑白或彩色)连同底片一起归档。文字说明内容包括：照片拍摄的时间、地点、事由、人物(主要人物应标明在照片中的位置及姓名、身份)、背景、拍摄者(或拍摄单位)。文字材料用毛笔、蓝黑墨水钢笔书写或打印，字数一般不超过200字。

２．录像带、录音带、磁带、光盘、影视胶片等载体形式的档案，应反映制作活动的全过程，保持其成套性、完整性和准确性，对主题内容附以文字说明。载体材料必须优良，利于长久保存。

３．声像档案形成量较大的单位，如学校办公室、党委宣传部、外事处、工会、团委及新闻传播学院的影视中心等单位的档案工作负责人，要督促制作人员和兼职档案员，认真做好需归档声像载体材料的收集、整理与归档工作。两个以上单位共同制作的声像档案，由主办单位负责归档。

三、声像档案的归档办法

１．声像档案与纸质档案归档同步进行，一般在次年6月底前归档，大型项目的成套声像材料在完成制作后的三个月内归档，特别重要的声像档案可随时归档。

2．各单位兼职档案员负责对归档声像材料进行系统整理，按载体类型及其内容相互联系编排归档序号，填写移交目录，经检查验收后办理移交手续。归档验收的重点是检查照片、音响、画面是否清楚，载体外观有无划痕、破损，发现问题及时修补。

3、欢迎个人将自费拍摄、翻拍或保存的有重要史料价值的照片向档案馆捐赠。