“南大之星”档案管理系统使用说明（暂行）
一 登录系统
打开Internet Explorer，在地址栏输入网址http://202.117.157.180，即可进入陕西师范大学档案管理系统登录页面 (在档案馆新网站启用后，亦可由档案馆首页登录)。
1．输入用户名。
2．输入密码。
3．确认无误后，点击“登录”即可进入该系统。
4．第一次进入系统，点击“系统设置”，填写用户邮件地址、联系电话、联系地址，然后点击修改、确定。
例如：邮件地址：zhangyue@snnu.edu.cn，联系地址：雁塔校区办公楼4层415室，联系电话：85308240
注意：首次登录用超级管理员和业务指导员给定的用户名和密码，登录后先修改用户资料，尤其是正确的电子邮箱地址，用户亦可修改密码，变为自己熟悉的字母或数字组合。在档案馆新网站启用后，一旦用户忘记密码，可给系统发送请求，通过系统取回密码（该密码已非用户原密码，用户可重新修改）。
二 档案著录
1、进入著录界面
点击“档案管理”，在“档案信息管理”页面点击档案表的名称或是点击“打开”，进入数据库，可以看到左边的“表内文件分类目录”。如果是第一次著录，就没有案卷或文件，请直接转入第2步 一般档案的著录。如果有案卷或文件，点击 
直至最后一级目录可以进入右边的“档案文件信息管理”页面，最上面显示这个目录的基本信息：它的各级目录名称，以及这个目录下总案卷数和总文件数。中间罗列出这个目录下的数据。
2、一般档案的著录
( 1 )案卷级著录
点击档案管理页面上方的“添加案卷”，进行案卷级著录。用户要著录的有以下几项：
注意：千万不要错点“添加文件”，造成不可恢复的后果。
一级目录 档案归档年度，如在2005年归档，即输入“2005”。
二级目录 一般为立卷单位名称或简称，例如：档案馆或教务处教学科，声像档案除外，声像档案二级目录内填“声像档案”。
三级目录 一般不填，单独排架档案和声像、照片、实物档案除外，单独排架档案三级目录内填档案名称，如“学籍卡”等，声像档案等三级目录内填立卷单位名称或简称。
全宗号 填“3”。
实体分类号 为‘ 所属年度-分类号 ’的形式。其中档案员在正式库内著录，按档号实际著录。兼职档案员在业务指导库内著录，一级类目名称用汉字表示，如“XZ”用“行政”表示，“WS”用“外事”表示，二级类目名称不变。例如2004-行政18，其中的“-”为半角短杠。
案卷 / 盒号及馆编件号： 当添加案卷时形式为‘x.0000 '或‘x '，其中‘x '为此案卷的案卷号，例如：1.0000或1，其中1指第一卷。当计算机自动给的案卷号与实际案卷号不一致时，要删除原先的案卷号，而输入实际的案卷号。
注意：三个业务指导库中，如某个单位的档案分几批归档，除单独排架档案和声像、照片、实物档案外，年内档案在同一两级目录内，一个大流水号下统一排序，不要每批档案单独排序。单独排架档案和声像档案在三级目录中各自使用单独的流水号。
保管期限 按案卷上的保管期限在下拉菜单上选择（例如永久、长期、短期等）。
密级 按保密等级在下拉菜单上选择（例如公开、内部、秘密、机密、绝密）。
注意：
（1）所有档案在著录时必须输入密级。
（2）密级的确定与著录
①涉密文件按文件或案卷标注的密级选择，如案卷内有一份文件或多份文件有密级，则该案卷按卷内文件的最高级别定密。
②非涉密文件而又不能公开的档案可确定为“内部”。
③凡文件在归档时已通过报刊、网络等形式公布的，或文件内容属于行政法规、表彰性的，或文件形成部门认为可以公开利用的文件可确定为“公开”。
正题名 输入案卷的标题。
页数 输入案卷的总页数。
起止时间 以案卷上的起止时间项为准，可在著录完卷内文件目录后再填写。（只填年度 、月份）
归档单位 输入归档单位规范简称。
移交时间 输入案卷移交时间。
移交人 输入案卷移交人的姓名。
输入员 案卷实际著录人员的姓名。
用户输入完以上信息，核对无误后点击“ 添加 ”即可。
( 2 ) 文件级著录
点击档案管理页面上方的“添加文件”，进行案卷内文件级档案的著录。用户要著录的项目有以下几项：
注意：千万不要错点“添加案卷”，造成不可恢复的后果。
一级目录
二级目录
全宗号 与案卷级著录相同
实体分类号
案卷 / 盒号及馆编件号： 当添加 文件 时形式为‘x.000y’，其中‘ x ’为此文件的案卷号，‘000y’为 x 卷中的文件序号。例如：1.0002 其中1指第一卷，2指第一卷的第二份文件。
保管期限
与案卷级著录相同
密级
正题名 输入文件的标题。
注意：如果文件标题不能反映文件内容时，则自拟标题用中括号括起来。例如：通知 [关于XX会议的通知]
副题名 如果有副标题时则输入，没有则不填。
第一责任者 输入文件的落款单位名称即发文单位。
其它责任者 如果有多个责任者，除发文单位外，则其他责任者填入该项，如单位较多，中间用半角状态空格分开。
页数 输入文件的实际页数。
时间 输入文件的落款时间，年月日用阿拉伯数字连续书写，单月单日加0，例如：20050401。（如果“一件”内有不同的年、月、日时，按档案著录规范著录）
归档单位 输入归档单位规范简称。
文号，图号 输入文件的编号或工程设计图号。
载体 输入文件的载体类型。
文本 输入文件的文本类型。
文种 输入文件的文种。
[注]“附件”的著录
①“附件”是指文件正文之后的附加材料，凡具有独立检索意义的附件（即若不单独著录则不便检索查询），应作为一个“特殊件”另行著录。如果附件题名能在正文题名中明确体现的，或可以用简短文字在正文题名后括号内表明的，一般无需再另行著录。
②需要著录的附件主要是带有文号的附件或附件之题名不能在正文题名中明确体现的材料。凡需要著录的附件，在著录完“正文”之后，紧接着“ 添加文件 ”，按“一件”对待另行著录。所不同的是，为表明该附件与正文的区别和联系，应在附件的题名前输入正文的“文号+附件：”。例如：“教高司函[2003]75号文件的附件：”如果文件正文之后有多个附件需要著录时，可按顺序给附件进行编号。例如“教高司函[2004]223号文件的附件1：”、“教高司函[2004]223号文件的附件2”等。附件的页数作为“一件”另行计算，不包括在正文页数之中，由此产生的其它问题，可灵活解决，在保证检索的前提下适当照顾其它因素。
③著录附件时，一般只需著录责任者、题名、文号、时间四项。
输入员 案卷实际著录人员的姓名。
用户输入完以上信息，核对无误后点击‘添加’即可。
如果文件为电子文件、数码图片、音频、视频文件等，需上传文件，则退出著录页面，在“档案文件信息管理”中点击“全文”、“图像”、“媒体”，按照提示上传文件。
3、数据的编辑修改
( 1 ) 数据的编辑修改
在档案表里面中间显示的就是已经添加了的归档案卷和文件的数据，档案的文件级和案卷级的区别可以通过颜色来区分，亦可通过档号区分。点击档案的题名或者编辑一列的 
图标可以对这条信息进行重新编辑和修改，修改完后点击“保存”。
( 2 )数据的批量修改
如果需要一次修改很多数据，可以用批量数据修改功能，点击下图中的 
就可以看到批量数据修改界面（如下图），首先 选中要批量修改的数据(即在要修改的数据前面的小方格点上‘ √ ')，然后 选择要修改的项目，最后在右边框内输入修改后的内容，点修改按钮即可。
注意：修改 案卷号 和 文件件号 时，系统是依次 增加 或 减少 案卷号和文件件号的功能，比如要使一些案卷号依次加 N（或减N）成为修改后的案卷号，首先选中要修改的文件，在要修改的数据前面的小方格点上‘ √ '，然后在 修改项目 的下拉菜单中选‘ 案卷号 '，然后再 修改为 项中输入 N (或- N)，点击‘ 修改 '，那么这些案卷号都会增加 N(或减少N) 。同样也可对文件件号进行批量增加或减少。
例如1：源案卷：2005-设备11-1 目标案卷：2005-设备11-5
第一步、在2005-SB11-1前面的小方格上‘√’
第二步、在“修改为”项中输入4
第三步、点击修改按钮
例如2：源案卷：2005-SB11-5 目标案卷：2005-SB11-1
第一步、在2005-SB11-5前面的小方格上‘√’
第二步、在“修改为”项中输入-4
第三步、点击修改按钮
( 3 )数据删除
①单个案卷或文件的删除
点击档案删除一列的 
图标，然后会自动提示
如果选择确定，就将该案卷或文件删除放入回收站里。如果选择取消，则对该案卷或文件不进行任何操作。回收站里的案卷和文件不在“档案文件信息管理”页面上方的“当前类目”统计数字中计算。
注意：该数据可在回收站里恢复，点击还原图标即可恢复。
②批量案卷和文件的删除
首先选中要批量删除的数据(即在要修改的数据前面的小方格点上‘ √ ')，再点击批量删除，会自动提示
如果选择确定，就将所选的批量数据永久删除，并且不可恢复。如果选择取消，则对所选的批量数据不进行任何操作。亦可通过检索条件检索出所有案卷和文件，点击“全部选中”，再点击“批量删除”。
注意：“批量数据删除”同前面所讲的“数据删除”不同，“数据删除”后的数据暂时系统会放在回收站里，可以恢复，“批量数据删除”后的数据系统不能恢复，所以运用时要格外注意。
三 目录打印
1．打印卷内目录
（1）点击“打印当前类目”。
（2）在自定义打印目录中选中“卷内目录”。
（3）在自定义打印选项：选中“卷内文件”
包含序号栏：选“是”
目录外框：选“普通”
（4）在打印设置选项：选中“转换页数为页次”，在“案卷列表”中选择打印文件所在的案卷档号。
（5）打印预览，检查有无错误。
（6）点击（左上角）“文件”， 选 “页面设置” （删除“页眉”、“页角”中的内容），方向选 “纵向” 页边距上下分别为18， 18，左右分别为 23 、 10，点击 “确定”。
（7）点击“打印”。
2．打印案卷移交目录
（1）检索出将要移交的案卷。
（2）点击“打印当前类目”。
（3）在自定义打印目录中选中“案卷移交目录”
（4）在自定义打印选项：选中“案卷”
包含序号栏：选“否”
目录外框：选“普通”
（5）打印预览，检查无误后再进入下一步
（6）点击 “文件”， 选 “页面设置” ，方向选 “横向” 页边距上下分别为 23 ， 10，左右分别为 19 、 19 ，点击 “确定”
（7）点击 “打印”
3．打印案卷目录
（1）检索出将要打印的案卷。
（2）点击“打印当前类目”。
（3）在自定义打印目录中选中“案卷目录”
（4）在自定义打印选项：选中“案卷”
包含序号栏：选“否”
目录外框：选“普通”
（5）打印预览，检查无误后再进入下一步。
（6）点击 “文件”， 进行页面设置后，点击 “确定”。
（7）点击 “打印”。
4．打印全引目录
（1）检索出将要打印的案卷。
（2）点击“打印当前类目”。
（3）在默认打印目录中选中“全引目录”
（4）在打印设置选项：选中“转换页数为页次”，在“案卷列表”中选择打印文件所在的案卷档号。
（5）打印预览，检查无误后再进入下一步
（6）点击 “文件”， 进行页面设置后，点击 “确定”。
（7）点击 “打印”
四 数据倒库
案卷移交目录和案卷清点核对无误后，业务指导人员需会同兼职档案员将著录的数据转入编目中转库中，以便具体移交时保管人员核对案卷和著录信息。同时，编目人员编目完毕，也要将有关案卷和文件条目转入正式库中，运用数据倒库功能可实现批量倒库和修改功能。
点击档案表下方的“数据整理”，即可进行批量倒库和修改功能。
下面分类介绍：
1．将所选类别案卷和文件条目不改变类目从源数据库倒入目标数据库中
例如 将业务指导库“2005-档案馆”中的所选数据不改变原有目录复制到编目中转库档案表下。具体步骤如下：
（1）检索出所要执行的案卷和文件。
（2）对其进行全选。
（3）选择“保持原类目不变”。
（4）到档案：选择“编目中转库”。
（5）如果所要转的条目较多，一屏不能全部显示，可选择“对当前类目下所有文件”。如点击此按钮，不必全选即可将当前类目下所有案卷和文件条目执行。
（6）点击 “复制”，即可将所选案卷和文件及当前类目下所有文件复制入目标数据库。如果点击“移动”按钮，则数据复制入目标数据库，同时源数据库中的条目自动删除。
2．将所选类别案卷和文件条目改变类目从源数据库倒入目标数据库中
例如 将编目中转库“2005-档案馆”中的数据改变原有目录移动到正式目标档案表下。
（1）检索出所要执行的案卷和文件。
（2）对其进行全选。
（3）选择“复制/移动到指定的类目中”。
（4）到档案：选择目标档案表。
（5）如果所要转的条目较多，一屏不能全部显示，可选择“对当前类目下所有文件”。如点击此按钮，不必全选即可将当前类目下所有案卷和文件条目执行。
（6）修改一级类目、二级类目
（7）点击 “复制”，即可将所选案卷和文件及当前类目下所有文件复制入目标数据库。如果点击“移动”按钮，则数据复制入目标数据库，同时源数据库中的条目自动删除。
3．表内批量更换类目
（1）检索出所要执行的案卷和文件。
（2）对其进行全选。
（3）如果所要转的条目较多，一屏不能全部显示，可选择“移动当前类目下所有文件”。如点击此按钮，不必全选即可将当前类目下所有案卷和文件条目执行。
（4）修改一级类目、二级类目。
（5）点击 “更改类目”。
（6）即可将所选案卷和文件及当前类目下所有案卷和文件类目转换为新的类目。