陕西高校教系统档案学会
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利用方法
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陕西师范大学档案馆综合档案利用办法

(经2016年5月4日档案馆馆务会议讨论修订)

  为了有效地利用和保护档案,更好地为学校教学、科研、管理工作服务,为社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案部门业务建设规范》的有关规定,结合我校的实际情况,制定本办法。

  第一条 档案馆馆藏档案利用方式为查阅、借阅、摘录、复制、函调、成绩翻译等。档案馆根据利用者的利用权限和需要,使用相应的检索工具提供档案利用服务。

  第二条 我校工作人员因公利用其所在单位归档的档案,持本人合法身份证明和本单位介绍信,直接到档案馆保管利用室办理查阅手续;利用非本单位归档的档案,须经该档案归档部门负责人的批准。校外单位因公利用馆藏档案,须持本人合法身份证明和单位介绍信,经校内有关单位接洽后按规定办理审批手续。

  第三条 校内、外人员因私利用相关档案,必须持本人合法的身份证明,经归档单位负责人同意后,到档案馆保管利用室办理相关手续。受他人委托查档者,除持本人合法身份证明外,还须持有委托人的身份证明复印件。

  第四条 个人查阅有关本人或他人政治历史问题、处分、处理的档案,原则上不予接待;外国人查阅本馆档案、资料时,除持接待单位和省外办的介绍信外,还须经档案馆馆长审批。

  第五条 查阅党委常委会、校务会等校级重要会议的会议纪录,须经查阅人单位负责人和学校办公室主任同意后,限定性地阅读有关内容。查阅标有密级的档案、超越原文件规定的阅读范围的档案,应持单位负责人签字并加盖公章的介绍信,并经主管校领导审批。

  第六条 利用科研课题档案,课题组人员可持课题组负责人签署意见并加盖单位公章的介绍信直接查阅;本校其他人员和外单位利用时,须经科学技术处、社会科学处等职能部门负责人签署意见。

  第七条 利用名人档案,必须经档案馆馆长审批,必要时应经本人或家属同意。

  第八条 馆藏基建档案原则上仅限校内各部门和教职员工利用。校内各部门因公复制基建档案,须经本部门领导、基建处领导、档案馆领导同意,经办人需签署《陕西师范大学综合档案借阅、复制责任告知书》。基建档案原则上不能因私复制。

  第九条 馆藏档案、资料严格控制外借。校内单位因特殊情况需借阅档案、资料时,应提供经单位负责人签字的书面申请,经档案馆馆长批准后方可借阅,经办人需签署《陕西师范大学综合档案借阅、复制责任告知书》,用完及时归还。借阅期限一般不得超过一周,对确需续借者,应重新办理借阅手续。严禁借阅者将档案、资料转借他人或带到公共场所。凡逾期不归还者,依据相关法律法规追究责任。

  第十条 利用者必须爱护档案、资料,严禁污损、涂改、圈点、抽页、调换及私自拆卷、带出阅览室;利用者之间不得擅自互换案卷阅览。阅、借档案造成丢失、损毁等损失的,视情节轻重,对个人处以罚款,对单位进行通报,责令赔偿损失。情节严重的,依据《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规追究责任。

  第十一条 利用者归还查、借阅的档案、资料时,必须由利用者和接待人员当面进行清点、检查,并履行相关手续。

      第十二条 利用档案、资料的单位和个人,需要全文公布或汇编出版档案馆所藏档案、资料,应事先征得档案馆同意,双方签订协议。如单方面擅自公布或汇编出版档案馆所藏档案、资料,档案馆将依照《中华人民共和国档案法》追究责任。

  第十三条 凡向档案馆捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对其档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见。档案馆将维护其合法利益。

  第十四条 重大事件查阅利用结束后,利用者填写《档案利用效果登记表》,留档案馆存查。

  第十五条 档案馆只对档案原始材料复制件加盖档案证明专用章,该复制件与原件具有同等效力。纸质已发脆的档案、资料,不予复制。

  第十六条 档案馆只对公提供来函、来电档案利用服务,原则上不受理私人电话或信函查询服务。

  第十七条 查阅档案时,原则上不允许拍照,确有特殊情况者,经档案馆领导批准后,可酌情拍照。

  附件:《陕西师范大学综合档案借阅、复制责任告知书》


陕西师范大学档案馆


2016年5月

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