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陕西师范大学档案馆

关于职工人事档案材料的收集范围及归档要求

    为进一步做好我校职工人事档案工作,加强人事档案规范化管理,有效地保护和利用档案,使职工人事档案更好地为组织、人事工作服务。根据中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发[2009]12号),结合我校实际,特制定本规定。
一、收集范围:
1
、干部履历表、自传、年度考核表;以及援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料;工作调动、转业等鉴定材料。

2、报告个人有关事项的材料:领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
3
、审计材料:经济责任审计结果报告;

4、学历学位材料:高中毕业生登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表,入学考试各科成绩表,研究生报考材料,专家推荐表;学生(学员、学籍)登记表,学习成绩表、毕业生登记表,授予学位的材料,党校学历证明;选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料;国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

5、培训材料:为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等;

6、职业(任职)资格材料:职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件;教师资格认定申请表等材料。

7、评(聘)专业技术职称(职务)材料:专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表、批文等;

8、反映科研学术水平的材料:当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知;遴选博士生导师简况表;博士后工作期满登记表;被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料;科研工作及个人表现评定材料,业务考绩材料;创造发明、科研成果鉴定材料,著作、译著和有重大影响的论文目录。

9、政审材料:上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料;本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料;撤销原审查结论的材料;各类政审表。

10、更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间、计算连续工齡审批等形成的有关材料:个人申请、组织审查及所依据证明材料、上级批复。

11、党、团、民主党派组织建设中形成的材料:

(一)中国共产党入党志愿书、入党申请书、入党转正申请、入党综合性政审材料及有关的证明;整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见,党员登记表,党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见;不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料;取消预备党员资格的材料;退党、自行脱党材料;恢复组织生活(党籍)的有关审批材料;

(二)中国共产主义青年团入团志愿书、入团申请书;

(三)加入或退出民主党派的有关材料。
12
、校级(含校级)以上各类表彰、奖励嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料;撤销奖励的有关材料等。

13、涉纪涉法材料:处分决定,免予处分的意见,上级批复,核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料,本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料;解除(变更、撤销)处分的材料;检察院不起诉决定书;法院刑事判决书、裁决书;公派机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

14、工资变动审批表、享受专家特殊津贴的呈报表、提前晋级和奖励工资审批表、工资停发(恢复)通知单,解决工资待遇问题的审批表,确定工资的通知等;

15、职工聘用工作中形成的审批表、选调生登记表及审批材料,应征入伍登记表,合同书,协议书,续聘、解聘和辞退、辞职审批材料、退休人员审批表、教职工转换编制及转移行政关系的通知;军人转业(复员)安置、退(离)休材料及批文等。
16
、干部任免、考察工作中形成的干部任免审批表,考察材料,试用期满审批表,后备干部登记表(提拔使用后归档)及批文等;辞去、罢免行政职务材料。

 17、出国(境)材料:因公出国(境)表,在国(境)外表现情况或鉴定等材料;外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件;

18、党代会,人代会,政协会议,人民团体和群众团体代表会议,民主党派代表会议材料:委员当选通知或证明材料,委员简历;代表登记表等;

19、其他可供组织上参考的材料:就业通知书、人事仲裁裁决书(调解书)、身体状况有问题的体检表、确定工伤致残的材料、领取独生子女证审批表、再生育子女申请审批表、生平简介、发放抚恤金的通知等。
二、收集要求
1
、组织、人事、纪监(审)和有关部门,都应建立健全职工人事档案材料归档制度,及时向档案馆移交新形成的职工人事档案材料。
2
、职工人事档案材料应在形成后一个月之内,送交人事档案室。送交的档案材料必须完整、齐全、真实,文字清楚,对象明确,手续完备。所形成的材料,必须写明承办单位或个人署名,并注明年、月、日。凡规定应由组织审查盖章的,须有相应的组织盖章。
 3
、归档材料填写不规范,手续不完备,或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间等档案材料前后记载不一致的,材料形成部门应当重新制作,补办手续,或者由具有干部管理权限的组织(人事)部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。

4、一般不得用复印件代替原件存档。如确需复印件存档的,须经人事处、组织部与原件验证后盖章方能认可。
5
、人事部门,应根据工作需要,适时布置填写干部(工人)履历表、自传等以补充档案内容。
三、规格要求
人事档案材料按规定必须统一使用16KA4规格的纸张;材料左边应当留有20-25毫米装订边,字迹材料应当符合档案保护要求。

                             陕西师范大学档案馆

                                 20116 

陕西师范大学档案馆

关于学生档案材料的收集范围及归档要求

    为了规范学生档案的管理,确保学生档案的完整、真实和安全,便于提供利用,比照“陕西师范大学档案馆关于教职工档材料的收集范围及归档要求”,特制定此规定。
1
、档案馆人事档案室负责收集、管理我校统招的在册本、专科学生、预科学生和硕士、博士研究生、博士后流动站人员的人事档案。
2
、每年新招收的本、专科学生、民族预科生及硕士、博士研究生的人事档案(包括中学材料、高考材料、中学形成的入党(入团)材料、考研录取材料等)分别由院、部新生辅导员和研究生处的主管人员负责,在当年十月底前送交人事档案室。

3、学生入党、入团材料,在审批手续完备后应随时向人事档案室移交。

4、学生军训鉴定表,在军训结束后一周内由学生辅导员送交人事档案室。

5、学生的奖励、处分材料,由奖励、处分批准单位在奖励、处分生效后一周内向人事档案室移交。

6、学生毕业前所形成的档案材料,如“毕业生登记表”、“成绩表”、“体检表”、“就业通知书”、“教师资格认定申请表”、“学位申请书”、“素质拓展学分登记表“等,应按规定时间送交人事档案室。

7、各单位认为应归入学生档案的其它材料,应及时送交人事档案室,经鉴定后归入学生档案。 

8、送交归档材料时,必须用铅笔注明学生的级别和学号。

             

                                                                                     陕西师范大学档案馆
                                                                                         2011
6

 

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